Outlook-Kalender-Add-in für Voranmeldung und Express-Anmeldung per QR-Code

Virtual Front Desk für Outlook

Virtual Front Desk ist eine vollständige Besuchermanagementlösung, die den Check-in für Gastgeber und Gäste vereinfacht.

Im Kern ermöglicht sie es Ihnen, Besucher direkt an der Station anzumelden, und zwar mit einer von zwei Methoden:

• Anmeldung an der Station: Besucher füllen das Anmeldeformular vor Ort am Empfang aus.

• Voranmeldung per E-Mail: Erstellen und senden Sie Ihrem Gast vorab ein Formular. Der Gast füllt es am Computer oder Mobilgerät aus und erhält anschließend per E-Mail einen QR-Code oder einen vierstelligen Code für die Express-Anmeldung an der Station.

Voranmeldungen aus Outlook senden

Das Virtual Front Desk Outlook-Add-in geht beim Voranmeldungsprozess noch einen Schritt weiter. Statt sich im Virtual Front Desk Dashboard anzumelden, um Formulare zu senden, erledigen Sie das mit wenigen Klicks direkt aus Ihrem Outlook-Kalender, während Sie Ihre Besprechungstermine erstellen.

Installieren Sie zunächst das Virtual Front Desk Add-in über Ihr Microsoft 365 Admin Center.

Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen / Integrierte Apps / Apps abrufen (Settings / Integrated apps / Get apps).

Suchen Sie nach „Virtual Front Desk for Outlook“.

Installieren Sie die App und weisen Sie Benutzer und Bereitstellungsmethode zu

Das Outlook-Add-in wird nun oben rechts angezeigt, wenn Sie einen neuen Besprechungstermin erstellen. Bitte beachten Sie, dass die App nicht über den MS Teams Kalender verfügbar ist.

Fügen Sie zunächst Ihre Gäste zur Besprechung hinzu und vervollständigen Sie die Termindetails. Wenn einige Teilnehmer intern sind, sich bereits im Gebäude befinden und kein Anmeldeformular ausfüllen müssen, können Sie sie in den folgenden Schritten von der Voranmeldung ausschließen.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf das Add-in Virtual Front Desk for Outlook.

Wählen Sie den Standort der Besprechung, den VFD-Gastgeber (aus Ihrer Virtual Front Desk Benutzerliste) und das auszufüllende Anmeldeformular.

Klicken Sie auf Voranmeldung senden (Send Pre-Registration). Dadurch wird eine E-Mail mit einem Link zum Ausfüllen des ausgewählten Anmeldeformulars an die Gäste gesendet.

Sie sehen nun den Status der Voranmeldung mit der Option, sie zu löschen. Die Schaltfläche Dashboard anzeigen (View dashboard) führt Sie zum Virtual Front Desk Dashboard, wo Sie je nach Ihren Berechtigungen Anmeldeformulare erstellen oder bearbeiten können. Melden Sie sich mit der Microsoft SSO Option und derselben E-Mail-Adresse an.

Als Nächstes senden Sie Ihre Outlook-Besprechungseinladung. Fertig!