Drucker, Drucken von Besucherausweisen und Dokumenten

Anleitung zur Einrichtung und Verwendung des Druckers

Mit Virtual Front Desk (VFD) können Sie am Ende eines Besucher-Anmeldeformulars nahtlos Besucherausweise drucken und während Videoanrufen mit Kunden Dokumente an einen Drucker senden. Sowohl der Ausweisdruck als auch der Dokumentendruck können von derselben Station aus erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Funktion den Enterprise-Plan benötigen. (Bitte scrollen Sie nach unten, um diese App als Windows-Druckerdienst (Printer Windows service) zu verwenden.)

Die VFD Printer App läuft im Hintergrund auf Ihrem Windows-Computer. Sie hat kein sichtbares Dashboard und kein Einstellungsmenü, sondern nur ein Symbol in der Taskleiste. Mit einem Rechtsklick auf dieses Symbol können Sie die Einstellungen bearbeiten oder die App schließen.

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Drucken von Besucherausweisen

Kompatibler Etikettendrucker

Die Besucherausweise sind für den Etikettendrucker Brother QL-820 NWBc konzipiert, mit einer Schwarz-Weiß-Rolle DK 2205 mit 2,4 Zoll Breite. Andere Etikettendrucker mit ähnlichen Rollengrößen können ebenfalls funktionieren, wir empfehlen jedoch den Brother QL-820 NWBc für die beste Leistung.

Einrichtung des Ausweisdruckers

• Installieren Sie den Druckertreiber auf einem Windows-Computer in der Nähe Ihrer VFD Station oder direkt auf Ihrer Station, falls diese unter Windows läuft. Folgen Sie den Anweisungen in der Kurzanleitung zum Brother QL-820 NWBc.

• Verbinden Sie den Etikettendrucker Brother QL-820 NWBc (per Kabel oder Netzwerk) mit demselben Windows-Computer in der Nähe Ihrer VFD Station oder direkt mit Ihrer Station, falls diese unter Windows läuft.

• Öffnen Sie nach der Installation die Druckeinstellungen (Preferences) des Druckers und stellen Sie die Rollenbreite auf 2,4 Zoll ein, damit die Ausweise korrekt formatiert werden.

• Stellen Sie die Qualität auf "Druckqualität priorisieren" (Give priority to print quality) ein

-Stellen Sie Grafiken auf "Für allgemeine Etiketten mit Bildern" (For general labels containing images) ein

Internetverbindung

Stellen Sie sicher, dass der Dokumentendrucker mit dem Internet verbunden ist, indem Sie den Einrichtungsanweisungen des Herstellers folgen.

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Drucken von Dokumenten

Einrichtungsanweisungen

• Installieren Sie den passenden Treiber für Ihren Dokumentendrucker auf einem Windows-Computer in der Nähe Ihrer VFD Station oder direkt auf Ihrer Station, falls diese unter Windows läuft.

• Verbinden Sie den Drucker (per Kabel oder Netzwerk) mit einem Windows-Computer in der Nähe Ihrer VFD Station oder direkt mit Ihrer Station, falls diese Windows verwendet.

Internetverbindung

Stellen Sie sicher, dass der Dokumentendrucker mit dem Internet verbunden ist, indem Sie den Einrichtungsanweisungen des Herstellers folgen.

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Installation der Virtual Front Desk Printer App

Laden Sie die VFD Printer App herunter

• Rufen Sie die VFD Printer App im Microsoft Store über den folgenden Link auf: VFD Printer App herunterladen.

• Installieren Sie die App auf dem Windows-Computer, der mit Ihren Druckern verbunden ist.

Geben Sie den Standort-ID-Code und die E-Mail-Adresse des globalen Administrators ein

• Nach der Installation fordert die App Sie auf, einen Standort-ID-Code (Location ID) und die E-Mail-Adresse des globalen Administrators Ihres Kontos einzugeben. Fahren Sie mit den nächsten Schritten fort, um Ihre Standort-ID abzurufen.

• Stellen Sie sicher, dass Sie das neueste Update installiert haben.

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Konfiguration des Druckers im Virtual Front Desk Dashboard

Anmelden

• Melden Sie sich in Ihrem VFD Dashboard an.

Druckereinstellungen aufrufen

• Wählen Sie den Standort aus, an dem Sie einen Drucker hinzufügen möchten. Öffnen Sie den Editor. Drucker werden auf Standortebene verwaltet, damit mehrere Stationen denselben Drucker verwenden können. Wenn Sie einen Drucker pro Station benötigen, erstellen Sie einen Standort pro Station.

• Navigieren Sie zum Bereich Drucker (Printer).

• Klicken Sie auf Drucker hinzufügen (Add a printer).
  

Einen Drucker hinzufügen

• Klicken Sie auf Drucker hinzufügen (Add Printer).

• Suchen Sie die Standort-ID.

• Geben Sie die Standort-ID in die VFD Printer App auf Ihrem Windows-Computer ein.

Drucker auswählen und konfigurieren

• Wählen Sie den Drucker, den Sie hinzufügen möchten, aus der Liste aus.

• Geben Sie dem Drucker einen Namen.

• Geben Sie an, ob er für Ausweisdruck (Badge Printing) oder Dokumentendruck (Document Printing) verwendet wird.

Änderungen speichern

• Klicken Sie auf Änderungen speichern (Save Changes), um die Einrichtung abzuschließen.

• Ihr Drucker ist jetzt einsatzbereit!

Weitere Drucker hinzufügen

So fügen Sie einen weiteren Drucker hinzu:

• Wiederholen Sie die obigen Schritte für jeden Drucker, den Sie konfigurieren möchten.

• Alle Stationen an diesem Standort verbinden sich automatisch mit den neu hinzugefügten Druckern und können Druckaufträge senden.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Drucker ganz einfach verwalten und konfigurieren, damit sie reibungslos mit Virtual Front Desk zusammenarbeiten.

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VFD Printer Windows Service (Diese Funktion ist optional)

Der VFD Printer Windows Service ist ein Hintergrundprozess ohne Benutzeroberfläche, der es Virtual Front Desk ermöglicht, Druckaufträge an einen Windows-Rechner zu senden, ohne dass jemand als Windows-Benutzer angemeldet sein muss.
Er startet automatisch beim Systemstart, verbindet sich über Azure SignalR mit der Cloud-Infrastruktur von VFD und wartet auf eingehende Druckaufträge. Wenn sich ein Besucher an einer VFD Station anmeldet und ein Ausweis oder Dokument gedruckt werden muss, empfängt der Dienst den Auftrag, lädt die Datei aus Azure Blob Storage herunter und sendet sie an den konfigurierten Drucker, ganz ohne Benutzerinteraktion.
Anders als die bestehende Taskleisten-App, die nicht mehr funktioniert, wenn sich der Benutzer abmeldet oder der Rechner unbeaufsichtigt bleibt, läuft der Dienst kontinuierlich als Systemprozess. Damit eignet er sich für dedizierte Druckserver, Kioske, Windows-Server-Umgebungen und jede Konfiguration, in der eine dauerhafte Benutzersitzung nicht garantiert werden kann.

Aktivieren des Dienstes
Der Dienst ist in der VFD Printer Taskleisten-App enthalten und wird über diese verwaltet.

• Installieren Sie die VFD Printer App über das bereitgestellte MSIX-Installationsprogramm

• Öffnen Sie die App; ein Einrichtungsfenster erscheint und fragt nach der Standort-ID und der E-Mail-Adresse des Inhabers (Owner Email)

• Geben Sie die Zugangsdaten ein und bestätigen Sie

• Öffnen Sie über das Symbol in der Taskleiste das Menü und wählen Sie Servicemodus aktivieren (Enable Service Mode)

• Die App fordert Administratorrechte an, installiert den Windows-Dienst und schließt sich. Der Dienst läuft nun automatisch im Hintergrund, auch nach Neustarts

Deaktivieren des Dienstes

• Öffnen Sie die VFD Printer Taskleisten-App (als Administrator ausführen)

• Wählen Sie im Menü des Taskleistensymbols Servicemodus deaktivieren (Disable Service Mode)

• Der Dienst wird gestoppt und deinstalliert. Die Taskleisten-App übernimmt das Drucken wieder wie gewohnt

Konfiguration

• Standort-ID und E-Mail-Adresse des Inhabers werden über das Einrichtungsfenster der Taskleisten-App eingegeben. Sie werden als Umgebungsvariablen auf Systemebene gespeichert, damit der Dienst ohne Benutzersitzung darauf zugreifen kann.

• Der Drucker muss systemweit installiert sein (für alle Benutzer verfügbar), nicht nur für den aktuellen Benutzer. Zur Überprüfung führen SieGet-Printerin PowerShell als Administrator aus.

• Medieneinstellungen des Etikettendruckers: Etikettendrucker wie die Brother QL-Serie erfordern, dass die richtige Etikettengröße als systemweiter Standard festgelegt ist. Andernfalls verwendet der Dienst (der unter dem Konto LocalSystem läuft) die generischen Standardwerte des Treibers, und die Aufträge schlagen fehl. Auch wenn die richtige Etikettengröße von 2,4 Zoll bereits auf der Registerkarte der Einstellungen konfiguriert ist, müssen Sie dies zusätzlich in den Eigenschaften vornehmen. So konfigurieren Sie: Öffnen SieGeräte und Druckerals Administrator → Rechtsklick auf den Drucker →Druckereigenschaften→Erweitert→Standardeinstellungen→ stellen Sie die Rollenbreite auf 2,4 Zoll ein, damit die Ausweise korrekt formatiert werden.

Einschränkungen

• Ruhezustand: Wenn der PC in den Energiespar- oder Ruhezustand wechselt, wird der Windows-Dienst zusammen mit allen anderen Prozessen angehalten. Druckaufträge, die gesendet werden, während der Rechner sich im Ruhezustand befindet, werden nicht verarbeitet. Für eine Verfügbarkeit rund um die Uhr muss der Ruhezustand auf dem Host-Rechner deaktiviert werden (empfohlen für jede dedizierte Druckserver-Konfiguration).

• Nur Systemdrucker: Der Dienst läuft unter dem Konto LocalSystem und kann nur auf Drucker zugreifen, die für alle Benutzer installiert sind. Benutzerspezifische Drucker und Drucker-Apps aus dem Microsoft Store sind nicht zugänglich.

• Updates erfordern eine Neuinstallation: Der Dienst aktualisiert sich nicht automatisch. Wenn eine neue Version verfügbar ist, kann die bestehende Update-Benachrichtigung der Taskleisten-App den Benutzer auffordern, den Dienst neu zu installieren. Der Ablauf ist: Servicemodus deaktivieren, Taskleisten-App aktualisieren, Servicemodus erneut aktivieren.

Beheben des Fehlers ".NET Desktop Runtime 8"

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass die Anwendung .NET Desktop Runtime 8 benötigt, ist die Laufzeitumgebung möglicherweise nicht auf Ihrem Computer installiert. Diese Komponente ist nicht immer bei Windows vorinstalliert.

So beheben Sie das Problem
Schritt 1: .NET Desktop Runtime 8 herunterladen
Öffnen Sie den folgenden Link:
https://dotnet.microsoft.com/en-us/download/dotnet/8.0
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt ".NET Desktop Runtime 8".
Laden Sie die x86-Version (32-Bit) für Windows herunter.
Schritt 2: Laufzeitumgebung installieren
Führen Sie das heruntergeladene Installationsprogramm aus.
Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen.
Schritt 3: Computer neu starten

Starten Sie Ihren Computer nach Abschluss der Installation neu, damit die Laufzeitumgebung korrekt registriert wird.

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Einrichten des Ausweisdrucks in Ihrem Besucher-Anmeldeformular

Menü Anmeldeformulare aufrufen

• Melden Sie sich in Ihrem VFD Dashboard an.

• Navigieren Sie zum Bereich Anmeldeformulare (Sign-In Forms).

Neues Anmeldeformular erstellen

• Klicken Sie auf Neues Anmeldeformular erstellen (Create New Sign-In Form).

• Geben Sie die erforderlichen Angaben für Ihr Formular ein.

Ausweisdruck aktivieren

• Suchen Sie in den Formulareinstellungen die Option Ausweisdruck.

• Schalten Sie die Option auf Aktivieren (Enable), um den Ausweisdruck zu aktivieren.

• Konfigurieren Sie Ihren Ausweis, indem Sie das Design und die Informationsfelder anpassen.

Änderungen speichern

• Klicken Sie auf Speichern (Save), um Ihre Einstellungen zu übernehmen.

• Ihr Anmeldeformular ist jetzt so eingerichtet, dass bei der Anmeldung von Besuchern automatisch Ausweise gedruckt werden.

Drucken von Dokumenten während eines Live-Videoanrufs

So drucken Sie ein Dokument während eines Videoanrufs:

Dokument hochladen

• Vor dem Anruf:

• • Gehen Sie in Ihrem Dashboard zum Bereich Dokumente (Documents).

• • Laden Sie die PDF-Dokumente hoch, die Sie während des Anrufs benötigen könnten.

• Während des Anrufs:

• • Verwenden Sie die Upload-Option in der Videoanruf-Oberfläche, um ein Dokument direkt auszuwählen oder hochzuladen.

An Drucker senden

• Sobald das Dokument hochgeladen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche An Drucker senden (Send to Printer).

• Das Dokument wird an Ihren verbundenen Drucker gesendet und sofort gedruckt.

Anleitung zur Fehlerbehebung: Druckerstatus "Nicht betriebsbereit" (Not Operational)

Wenn Ihr Druckerstatus "Nicht betriebsbereit" anzeigt, deutet dies in der Regel auf eines der folgenden Probleme hin:

Die Virtual Front Desk Printer App auf Ihrem Windows-Computer ist geschlossen oder funktioniert nicht richtig

• Lösung: Schließen Sie die App und öffnen Sie sie erneut. Wenn das Problem weiterhin besteht, deinstallieren Sie die App und installieren Sie sie neu, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktioniert. Stellen Sie sicher, dass die App auf die neueste Version aktualisiert ist. VFD Printer App herunterladen.

Ihr Drucker ist von Ihrem Computer oder dem Netzwerk getrennt

• Lösung: Überprüfen Sie, ob alle Verbindungen fest sitzen. Stellen Sie sicher, dass der Drucker mit Ihrem Computer oder Netzwerk verbunden ist. Aktualisieren Sie anschließend Ihr Dashboard, damit der Status auf "Betriebsbereit" (Operational) wechselt.