MS Teams-Integration für Videoanrufe, Anrufwarteschlange & automatische Vermittlung
BITTE SORGFÄLTIG LESEN, DAMIT DIE MS TEAMS-INTEGRATION GELINGT!
Wir freuen uns, eine vollständige MS Teams-Integration in Virtual Front Desk (VFD) anbieten zu können. Mit dieser Integration können Sie Videoanruf-Benachrichtigungen an einen MS Teams-Benutzer, eine MS Teams-Anrufwarteschlange oder eine automatische Vermittlung senden, anstatt das Virtual Front Desk-Dashboard zu verwenden. Die Schaltflächen auf Ihrer VFD-Station können einen Benutzer direkt per Video in der Desktop- oder Mobil-App von MS Teams anrufen. Bitte beachten Sie, dass dies mit den unten aufgeführten eingeschränkten Funktionen einhergeht. (MS Teams SMS ist eine separate Funktion, um SMS-Benachrichtigungen anstelle von Videoanrufen direkt in MS Teams zu senden. Sie verwendet eine einfachere Integration und erfordert nicht die unten beschriebene Microsoft Phone Standard-Lizenz.)
Bevor Sie diese MS Teams-Integration nutzen, müssen Sie einen MS Teams Phone-Anrufplan erwerben, der dem Microsoft-Administrator zugewiesen ist, sowie eine Teams Phone Standard-Lizenz für jeden weiteren Benutzer. Sie können auf diese Funktionen über das TAC (Teams Admin Console) zugreifen. Einige dieser Einstellungen können bis zu 24 Stunden benötigen, bis sie wirksam werden
TAC-Einstellungen (Teams Admin Console), damit VFD in Ihr MS Teams anrufen kann
Bitte melden Sie sich an unter Externer Zugriff - Microsoft Teams Admin Center
Das Aktivieren des externen Zugriffs und die Verbundverbindung (Federation) mit einem ACS-Mandanten sind beide in diesem Screenshot zu sehen (ACS-Mandanten befinden sich ganz unten)
Hinzuzufügende Virtual Front Desk ACS-Ressourcennummer: 46a7945f-eec2-4aad-bd52-abcc5522116e
„Enterprise Voice“ für jeden Benutzer aktivieren
Einstellungen
Stellen Sie unter Einstellungen, Benachrichtigungen und Anrufe (Settings, Notifications & Calls) sicher, dass die Option MS Teams-Anrufe (MS Teams Calling) eingeschaltet ist. Ein Konto kann VFD und die Teams-App zwar gleichzeitig verwenden, jeder einzelne Benutzer muss sich jedoch entscheiden, ob er Videoanruf-Benachrichtigungen in MS Teams oder im VFD-Dashboard erhalten möchte.
Benutzer aus MS Entra (AAD) zu Ihrem VFD-Team hinzufügen
Um Benutzer zu Ihrer Organisation hinzuzufügen, klicken Sie im Menü Benutzer (Users) auf Benutzer hinzufügen (Add Users). Sie werden aufgefordert, entweder einen Benutzer manuell per E-Mail hinzuzufügen oder Benutzer aus Azure Active Directory (AAD) zu importieren.
Wählen Sie, wie viel Zugriff VFD auf Ihr Microsoft Azure Active Directory benötigt. Dies bestimmt, welche Benutzer und Gruppen Sie in VFD importieren können. Sie benötigen eine Microsoft-Berechtigung, um diesen Zugriff zu gewähren.
Sobald die Berechtigung erteilt wurde, importieren Sie Benutzer über die Azure-Suche.
Wenn der Benutzerimport erfolgreich ist, sehen Sie das Microsoft Teams-Symbol neben dem jeweiligen Namen. Diese Benutzer können dann Anrufe in Microsoft Teams empfangen, wenn eine ihnen zugeordnete Stationsschaltfläche ausgewählt wird.
Bitte beachten Sie, dass aus Azure importierte Benutzer sich nie bei Virtual Front Desk anmelden müssen. Wenn Enterprise Voice für sie aktiviert ist und sie über eine Microsoft Teams Phone Standard-Lizenz verfügen, ist ihre Integration abgeschlossen.
Die MS Teams-Integration verwenden
Sie können Benutzer einzeln verwalten oder in Standardgruppen organisieren. Die Funktion Azure-Gruppe (Azure Group) ist dafür vorgesehen, Benutzer aus Azure Active Directory (AAD) in großer Zahl zu importieren und ein Mitarbeiterverzeichnis auf Ihrer Station zu erstellen.
Azure-Gruppen werden automatisch mit Änderungen in Azure synchronisiert. Um ein Mitarbeiterverzeichnis auf Ihrer Station zu erstellen, wählen Sie einfach Azure-Gruppe als Aktion für Ihre Stationsschaltfläche.
Microsoft Teams-Anrufwarteschlange (oder automatische Vermittlung)
Reguläre Gruppen enthalten eine integrierte Anrufwarteschlangenfunktion, die bei der Verwendung mit Azure-Benutzern verpflichtend wird. Alternativ können Sie eine Anrufwarteschlange in Ihrem Microsoft Teams Admin Center erstellen und sie über die Microsoft Azure AD-Suche als regulären Benutzer importieren.
Aktivieren Sie nach dem Import die Option „MS Teams-Anrufwarteschlange“ (MS Teams Call Queue), damit Anrufe korrekt verarbeitet werden. Wählen Sie „Benutzer“ (User) als Schaltflächenaktion und wählen Sie Ihre Anrufwarteschlange oder automatische Vermittlung.
Bitte beachten Sie: Sie müssen Ihrer Anrufwarteschlange eine kostenlose MS Teams Phone-Ressourcenkontolizenz zuweisen. (admin.microsoft.com)
Stellen Sie in den Einstellungen Ihrer Anrufwarteschlange in der Teams Admin Console sicher, dass der Konferenzmodus eingeschaltet ist.
Einschränkungen:
- Einige MS Teams-Funktionen sind nicht verfügbar.
- Die meisten Virtual Front Desk-Funktionen wie das Erfassen von Ausweisen, Screenshots, PDF an Bildschirm oder Drucker, Zahlungen und QR-Codes sind mit MS Teams nicht verfügbar.
Architekturdiagramm