Historial ; registros de llamadas, otras acciones, registros de entrada, registros de preinscripción, registros de transacciones y conversaciones de IA
Historial: Registros de llamadas, Otras acciones, Registros de entrada, Registros de preinscripción, Registros de transacciones y Conversaciones de IA
Historial (History), en el menú principal de la izquierda, guarda un registro de todo lo que sucede en sus estaciones. Tiene seis registros: Registros de llamadas (Call logs), Otras acciones (Other actions), Registros de entrada (Sign-in logs), Registros de preinscripción (Pre-registration logs), Registros de transacciones (Transaction logs) y Conversaciones de IA (AI conversations).
Todos los registros funcionan de la misma manera:
- Las tarjetas de la parte superior resumen los últimos 30 días.
- Use la barra de búsqueda y los filtros (rango de fechas, ubicación, estación y más) para encontrar registros específicos.
- Haga clic en el ícono del ojo de una fila para ver sus detalles.
- Haga clic en Exportar todo (Export All) para descargar los registros.
El historial de visitantes se elimina automáticamente después del período de retención de su organización, 12 meses de forma predeterminada. Consulte Configuración > Funciones > Eliminar automáticamente el historial de visitantes (Settings > Features > Auto-delete visitor history).
Registros de llamadas
Cada llamada realizada desde sus estaciones, con su estado (respondida, perdida o colgada), ubicación, estación, el botón que presionó el visitante, fecha, hora, duración y el usuario que respondió. Las tarjetas muestran el total de llamadas, la espera promedio antes de que se responda una llamada, la duración promedio de las llamadas y la tasa de respuesta.
Un ícono de clip indica que se guardaron documentos durante la llamada, como capturas de pantalla, fotos de identificaciones, documentos firmados o mensajes. Haga clic en el ícono del ojo para verlos y descargarlos.
Registros de llamadas
Otras acciones
Todo lo demás que los visitantes y los usuarios hicieron en una estación: abrir un PDF o un código QR, realizar una videollamada y las acciones realizadas durante las llamadas, como compartir pantalla, capturar una identificación o compartir un enlace. Las tarjetas muestran qué funciones se usan más y cuántas estaciones las usan. Filtre por Tipo de acción (Action type) para ver un solo tipo de acción.
Otras acciones
Registros de entrada
Cada visitante que registró su entrada en una estación: su foto, ubicación, nombre, correo electrónico, la persona a la que vino a ver, el formulario de registro que usó, y la fecha y la hora. Haga clic en el ícono del ojo para ver sus respuestas, los documentos firmados y las fotos.
Si un visitante olvidó registrar su salida, haga clic en Registrar salida (Sign out) en su fila para registrarla.
Registros de entrada
Al hacer clic en el ícono del ojo se abre el registro de entrada del visitante. Muestra la fecha, la hora y la ubicación, las respuestas del visitante a cada pregunta del formulario, la selfie tomada en la estación y cualquier documento que haya firmado. Descargue la selfie o el documento firmado con los íconos de descarga, o haga clic en Descargar archivo (Download file) para guardar el registro completo.
Mensaje de emergencia
Haga clic en Mensaje de emergencia (Emergency message) en la parte superior derecha de Registros de entrada para enviar un SMS a todos los visitantes que registraron su entrada hoy, aún no han registrado su salida y dejaron un número de celular. Puede:
- Editar el asunto y el mensaje, y guardarlo como plantilla.
- Elegir qué ubicaciones reciben el mensaje.
- Enviar primero una prueba a su propio teléfono. Solo ese número recibe la prueba.
Los mensajes de emergencia solo llegan a los visitantes que registraron su entrada con un formulario que tiene habilitados los mensajes de emergencia. Active esta opción en la Configuración avanzada (Advanced settings) del formulario de registro.
Enviar un mensaje de emergencia
Registros de preinscripción
Los visitantes que invitó con anticipación, con su anfitrión, fecha de visita, ubicación y estado:
- Pendiente (Pending): la invitación se envió, pero el visitante aún no ha completado el formulario.
- Preinscrito (Pre-Registered): el visitante recibió el correo de invitación y completó su información antes de llegar, así que no necesita llenar el formulario en la estación.
- Completado (Completed): el visitante llegó y registró su entrada en el edificio.
Las tarjetas muestran las invitaciones enviadas, cuántos visitantes llegaron, las ausencias y las visitas aún programadas. Para confirmar que un visitante realmente registró su entrada en el edificio, consulte los Registros de entrada. También puede encontrar la lista de preinscripciones en el menú de su formulario de registro, donde puede reenviar una invitación si es necesario.
Registros de preinscripción
Registros de transacciones
Cada pago cobrado con una terminal Stripe en una estación: terminal, monto, moneda, estado, nombre y correo electrónico del cliente, y fecha y hora. Las tarjetas muestran el monto cobrado, los pagos exitosos, la transacción promedio, y los reembolsos y las fallas. Para obtener más información, lea Pagos con Stripe Terminal.
Registros de transacciones
Conversaciones de IA
Cada conversación que el recepcionista de IA tuvo con un visitante, con la estación, la ubicación, la fecha, el número de turnos, las etiquetas y un resumen. Las tarjetas muestran cuántos visitantes respondieron al recepcionista de IA, con qué frecuencia derivó al visitante a una persona y el tema más común. Para obtener más información, lea la Guía de configuración del agente de IA.
Conversaciones de IA
Haga clic en Ver mensajes (View messages) para leer la conversación completa entre el visitante y el recepcionista de IA, mostrada como burbujas de chat, o en Ver resumen (View summary) para ver un resumen breve.
Una conversación con el recepcionista de IA