FAQ: Cómo usar Virtual Front Desk
FAQ: Cómo usar Virtual Front Desk
Una vista general de qué es Virtual Front Desk, cómo funciona y qué puede hacer con él. Cada respuesta incluye un enlace al tutorial completo.
Panorama general
¿Qué es Virtual Front Desk?
Virtual Front Desk es una plataforma de recepción virtual. Una pantalla táctil en su vestíbulo da la bienvenida a los visitantes, registra su entrada y los conecta por video en vivo con una persona real de su personal, dondequiera que esté. Una sola recepcionista puede atender a visitantes en varias entradas, edificios o ciudades a la vez, y su recepción nunca queda vacía.
¿Cómo funciona Virtual Front Desk?
Un visitante se acerca a la pantalla de su vestíbulo y toca un botón, por ejemplo "Recepción" o "Entregas". La llamada suena para la persona o el grupo correcto de su personal, en su computadora, su teléfono o en Microsoft Teams. Esa persona ve al visitante y habla con él cara a cara, y puede ayudarle a registrar su entrada, firmar documentos o mostrar su identificación, igual que en una recepción física. Cada visita y cada llamada quedan registradas en su historial.
¿Cuáles son las dos partes de Virtual Front Desk?
- La estación: la pantalla que sus visitantes ven y tocan en su vestíbulo.
- El panel de control: donde su personal configura las estaciones, atiende a los visitantes y revisa la actividad.
Ambas son aplicaciones web que funcionan en un navegador, así que no hay ningún software que instalar: la estación funciona en station.virtualfrontdesk.com y el panel de control en app.virtualfrontdesk.com (o en la dirección de su región). Para contestar llamadas desde cualquier lugar, el personal también puede usar las aplicaciones para iPhone, iPad y Android.
Conceptos clave
¿Qué es una organización?
Una organización es la cuenta de su empresa en Virtual Front Desk. Contiene todo: sus ubicaciones, estaciones, usuarios, grupos, contenido e historial. Un usuario puede pertenecer a varias organizaciones, por ejemplo un administrador de propiedades que atiende varios edificios o una empresa que gestiona marcas separadas, y cambiar de una a otra. Para más información, lea Organizaciones, propietario, administradores y usuarios regulares.
¿Qué es una ubicación?
Una ubicación es un edificio o sitio donde tiene estaciones, como su oficina central o una clínica. Las ubicaciones mantienen sus estaciones organizadas, y su dirección ayuda al agente de IA a dar indicaciones a los visitantes.
¿Qué es una estación?
Una estación es la pantalla que los visitantes usan en su vestíbulo: un iPad, una tableta Android, una computadora Windows con pantalla táctil o un Neat Frame que muestra la pantalla de bienvenida de Virtual Front Desk. Cada estación pertenece a una ubicación y tiene sus propios botones, apariencia y configuración. Para más información, lea Crear estaciones.
¿Qué es un botón?
Los botones son lo que los visitantes tocan en la estación. Un botón puede llamar a una persona o a un grupo, abrir un formulario de registro, mostrar un documento, un código QR o un sitio web, o llamar a un número de teléfono. Los botones pueden seguir un horario, para que solo aparezcan cuando se necesitan, por ejemplo en horario de atención.
¿Qué es un usuario?
Un usuario es una persona de su organización que tiene una cuenta de Virtual Front Desk, como una recepcionista, un gerente de oficina o un empleado que recibe visitantes. Los usuarios contestan llamadas y, según su rol, administran la cuenta. Los usuarios pueden invitarse por correo electrónico o importarse desde Microsoft Entra ID (Azure AD). Para más información, lea Usuarios.
¿Qué son los roles?
Cada usuario tiene un rol que determina lo que puede hacer:
- Propietario (Owner): el titular de la cuenta, con control total, incluida la facturación y la transferencia de la propiedad.
- Administrador (Administrator): administra todo, incluida la facturación, excepto la transferencia de la propiedad.
- Gerente (Manager): administra estaciones, usuarios y configuración, sin acceso a la facturación.
- Usuario (User): contesta llamadas, consulta el historial y administra su propia configuración.
Para más información, lea Organizaciones, propietario, administradores y usuarios regulares.
¿Qué es un grupo?
Un grupo es un conjunto de usuarios que contestan llamadas juntos, como "Recepción" o "Envíos". Cuando un visitante llama a un grupo, la llamada puede sonar para todos a la vez o para una persona tras otra, y pasar a un número de teléfono si nadie contesta. Los grupos garantizan que un visitante siempre encuentre a alguien. Para más información, lea Grupos y cola de llamadas.
¿Qué es la biblioteca de contenido?
La Biblioteca de contenido (Content library) es donde guarda lo que sus estaciones muestran y usan: PDF, códigos QR, sitios web y formularios en línea para los visitantes, y los archivos de contexto que enseñan al agente de IA sobre su organización. Para más información, lea Documentos, PDF, códigos QR e iFrames.
¿Qué es el Historial?
El Historial (History) es el registro de todo lo que ocurre en sus estaciones: videollamadas, registros de entrada de visitantes, preinscripciones, pagos y conversaciones con el agente de IA, con los documentos, fotos y firmas capturados. Los registros se conservan durante 12 meses. Para más información, lea Historial.
Atender a los visitantes
¿Dónde puede el personal atender a los visitantes?
En cualquier lugar: en el panel de control en una computadora, en las aplicaciones para iPhone, iPad y Android, o directamente en Microsoft Teams. El personal recibe avisos de llamadas en la aplicación que usa, y también puede recibir alertas por SMS, correo electrónico, Slack o WhatsApp. Las llamadas también pueden desviarse a un número de teléfono.
¿Cuál es la diferencia entre contestar en la aplicación de Virtual Front Desk y en Microsoft Teams?
- Aplicación de Virtual Front Desk (panel de control y aplicaciones móviles): disponible para todos los usuarios, y el único lugar con todas las herramientas de llamada en vivo, como la captura de identificación, el escaneo de documentos, los documentos para firmar, la impresión y los pagos.
- Microsoft Teams: las llamadas suenan en la aplicación de Teams que su personal ya usa, sin iniciar sesión en Virtual Front Desk, y pueden dirigirse a una cola de llamadas o a una operadora automática de Teams. Las llamadas de Teams son de video y audio con subtítulos en vivo, sin las herramientas de llamada de Virtual Front Desk. Los usuarios de Teams necesitan una licencia de Microsoft Teams Phone.
Muchas organizaciones usan ambas: el personal de recepción en la aplicación de Virtual Front Desk y los demás empleados en Microsoft Teams. Para más información, lea Integración con Ms Teams.
¿Qué puede hacer el personal durante una llamada en vivo?
Todo lo que hace una recepcionista en el mostrador: ver al visitante y hablar con él, capturar su identificación, recibir documentos escaneados con el teléfono del visitante, enviar un documento para firmar, imprimir, compartir su pantalla, mostrar un código QR, enviar un mensaje, poner la llamada en espera, cambiar entre llamadas y cobrar pagos con tarjeta. Los subtítulos en vivo traducen lo que dice el visitante. Para más información, lea Funciones de llamada en vivo.
Visitantes
¿Qué es el registro de entrada de visitantes?
El registro de entrada de visitantes reemplaza el libro de visitas en papel. Los visitantes llenan en la estación un formulario con la información que usted elija, y pueden firmar documentos, tomarse una foto e imprimir una credencial. Al irse, registran su salida, para que siempre sepa quién está en el edificio. Para más información, lea Registro de entrada y salida de visitantes y registro exprés con código QR.
¿Qué es la preinscripción?
La preinscripción permite que los visitantes esperados llenen el formulario de registro antes de llegar. Reciben un código QR y registran su entrada en la estación en segundos. Las invitaciones pueden enviarse desde el panel de control o desde su calendario de Outlook. Para más información, lea Complemento de calendario de Outlook para la preinscripción.
¿Qué es el agente de IA?
El agente de IA es una recepcionista virtual que conversa con los visitantes en la estación. Los saluda por voz cuando se acercan, responde sus preguntas sobre su organización, los guía en el registro de entrada y llama a la persona correcta cuando es necesario. Para más información, lea Guía de configuración del agente de IA.
¿Pueden los visitantes usar la estación en su propio idioma?
Sí. Los visitantes eligen su idioma en la estación, y la IA traduce la pantalla al instante. Para más información, lea Traductor.
Y más
¿Qué más puede hacer Virtual Front Desk?
- Supervisión en vivo: ver la cámara de una estación para revisar su vestíbulo (plan Enterprise).
- Impresión de credenciales y documentos: imprimir credenciales de visitantes y documentos en el lugar (plan Enterprise).
- Pagos: cobrar pagos con tarjeta en la estación con un lector Stripe Terminal (plan Enterprise).
- Hojas de tiempo: el personal registra la entrada y la salida de sus turnos.
- Marca: su logotipo, imágenes o videos de fondo y botones personalizados en cada estación.
Para más información, lea Supervisión o transmisión en vivo de sus estaciones, Impresora, impresión de credenciales y documentos, Pagos con Stripe Terminal, Registro de entrada y salida, hojas de tiempo y Personalización.
¿Qué hago si algo no funciona?
Los problemas más comunes, como una estación que aparece desconectada o una cámara que no funciona, se tratan en Guía de solución de problemas, firewall y permisos. También puede comunicarse con nuestro soporte al cliente por el chat en vivo, disponible de lunes a viernes, de 7 AM a 7 PM, hora del este (Nueva York).