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title: "Tutoriel d'intégration pour les nouveaux utilisateurs"
url: "https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/tutoriel-integration-nouveaux-utilisateurs"
language: "fr"
last_updated: "2026-10-13T16:48:24.896Z"
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# Tutoriel d'intégration pour les nouveaux utilisateurs

![](https://cdn-assets.productfruits.com/97fd3e73-e4bc-44f2-a4c6-e6ac6d8c50d0)

**Tutoriel d’intégration pour les nouveaux utilisateurs**

**Bienvenue dans Virtual Front Desk!**

Virtual Front Desk offre aux organisations une façon flexible d’assurer l’accueil sans qu’une personne soit physiquement présente à la réception. Les visiteurs utilisent une station pour s’enregistrer, trouver de l’information, aviser un employé ou parler à une personne en direct par vidéo.

Virtual Front Desk comporte deux parties principales :

1.  **La station.** Une tablette, une borne ou un appareil tout-en-un situé dans un hall d’entrée, une aire de réception ou un point de service. Les visiteurs utilisent la station pour choisir parmi les options offertes, comme joindre un employé, s’enregistrer, demander de l’aide ou démarrer un appel vidéo.
2.  **Le tableau de bord.** L’application Web app.virtualfrontdesk.com, où les réceptionnistes et les autres utilisateurs se connectent pour recevoir et répondre aux appels d’une ou de plusieurs stations.

Selon la configuration de Virtual Front Desk dans votre organisation, une station peut joindre les utilisateurs par :

-   Appel vidéo dans le tableau de bord Virtual Front Desk
-   L’application mobile Virtual Front Desk
-   Microsoft Teams
-   Courriel
-   SMS
-   WhatsApp
-   Slack
-   Un appel téléphonique, grâce au renvoi d’appel

Cet article s’adresse aux utilisateurs réguliers et aux réceptionnistes plutôt qu’aux administrateurs qui configurent la plateforme. Si vous recevrez des appels vidéo dans le tableau de bord Virtual Front Desk, suivez les étapes ci-dessous pour configurer votre compte et apprendre à recevoir et à gérer les appels.

**Remarque pour les utilisateurs de Microsoft Teams :** les utilisateurs importés de Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) ne reçoivent pas d’invitation par courriel pour se connecter à app.virtualfrontdesk.com. Lorsque l’intégration Microsoft Teams est en place, ces utilisateurs reçoivent les appels des stations directement dans Teams et n’ont jamais besoin de se connecter à Virtual Front Desk.

## **Pour commencer**

## **1\. Acceptez votre invitation et connectez-vous à la bonne région**

Votre administrateur vous enverra une invitation par courriel pour rejoindre l’organisation. Connectez-vous à app.virtualfrontdesk.com et sélectionnez la même région que votre organisation :

-   **États-Unis :** .com
-   **Canada :** .ca
-   **Europe :** .global
-   **Asie :** .asia

Si vous vous connectez à la mauvaise région, un nouveau compte distinct est créé pour vous. Déconnectez-vous, reconnectez-vous en choisissant la bonne région, puis sélectionnez votre organisation.

## **2\. Sélectionnez la bonne organisation**

Un utilisateur peut appartenir à plusieurs organisations. Par exemple, si vous utilisiez Virtual Front Desk avant de recevoir une invitation, vous avez peut-être aussi votre propre organisation dont vous êtes le propriétaire.

Cliquez sur le nom de l’organisation en haut à gauche du tableau de bord pour voir toutes les organisations auxquelles vous appartenez et votre rôle dans chacune. Assurez-vous toujours que l’organisation pour laquelle vous travaillez est sélectionnée. Un crochet indique l’organisation active.

![Sélecteur d’organisation](https://cdn-assets.productfruits.com/e3b493fc-706c-411d-80ea-1ecd11b459fd)

*Le sélecteur d’organisation en haut à gauche du tableau de bord*

## **3\. Gardez le tableau de bord ouvert et activez le son**

Virtual Front Desk est une application Web, et le tableau de bord s’exécute dans votre navigateur. Nous recommandons Google Chrome ou Microsoft Edge. Vous pouvez continuer à travailler dans d’autres applications : tant que le tableau de bord reste ouvert dans un onglet du navigateur, vous serez avisé des appels entrants.

Lorsque vous ouvrez ou actualisez le tableau de bord, un message **Activer les notifications sonores** (Enable sound notifications) s’affiche. Cliquez sur **Activer** (Enable) pour que le tableau de bord puisse émettre un son à l’arrivée d’un appel.

**Astuce :** dans Chrome, installez Virtual Front Desk comme application en cliquant sur l’icône d’installation dans la barre d’adresse. L’application obtient sa propre fenêtre et un raccourci sur le bureau, et vous n’aurez pas à réactiver le son chaque fois que vous actualisez la page.

## **4\. Autorisez et sélectionnez votre caméra et votre microphone**

Pour recevoir des appels vidéo, votre navigateur doit être autorisé à utiliser votre caméra et votre microphone, ainsi qu’à afficher des notifications. Acceptez ces demandes d’autorisation lorsque votre navigateur les affiche.

Pour choisir la caméra et le microphone utilisés par Virtual Front Desk :

1.  Cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de votre nom, en bas à gauche du tableau de bord.
2.  Sous **Personnel** (Personal), sélectionnez **Notifications et appels** (Notifications & calls).
3.  Sous **Caméra et microphone** (Camera and microphone), sélectionnez vos appareils. Les modifications sont enregistrées immédiatement.

Sur la même page, vous pouvez aussi définir un **Arrière-plan vidéo** (Video background) (offert dans Chrome seulement).

![Sélection de la caméra et du microphone](https://cdn-assets.productfruits.com/96254b82-ca64-46ae-8e0b-a8238ea3493e)

*Sélection d’une caméra et d’un microphone dans Notifications et appels*

C’est votre navigateur, et non Virtual Front Desk, qui contrôle l’accès à votre caméra et à votre microphone. Si votre caméra ou le son ne fonctionnent toujours pas après avoir sélectionné le bon appareil, vérifiez les autorisations du site dans votre navigateur ainsi que les paramètres de son et de caméra de votre ordinateur.

## **Utiliser le tableau de bord**

## **5\. Découvrez le tableau de bord**

Le menu principal à gauche vous donne accès à **Tableau de bord** (Dashboard), **Analytique** (Analytics), **Stations** (Stations), **Gestion des utilisateurs** (User management), **Enregistrement des visiteurs** (Visitor sign-in), **Bibliothèque de contenu** (Content library) et **Historique** (History).

La page d’accueil du **Tableau de bord** vous donne une vue d’ensemble de votre organisation :

-   **Cartes d’activité** (Activity cards) indiquant les appels du jour, l’attente moyenne avant qu’un appel soit répondu, la durée moyenne des appels et les appels de la semaine.
-   **Surveillance en direct** (Live monitoring) des stations que vous êtes autorisé à voir.
-   **Stations**, avec l’état et la force du signal réseau de chaque station, et un bouton **Appeler** (Call) pour appeler directement une station.
-   **Utilisateurs** (Users), indiquant quels utilisateurs sont en ligne ou hors ligne.
-   **Imprimantes** (Printers) branchées à chaque emplacement.

Cliquez sur **Personnaliser** (Customize) pour choisir les sections affichées, et sur **Actualiser** (Refresh) pour mettre les données à jour.

![Page d’accueil du tableau de bord](https://cdn-assets.productfruits.com/392c3497-6aa5-42e1-b209-eb430da1a698)

*La page d’accueil du Tableau de bord*

## **6\. Choisissez comment les appels entrants s’affichent**

Les appels entrants s’affichent à droite du tableau de bord. Vous pouvez choisir leur mode d’affichage sous **Paramètres** (Settings) > **Notifications et appels** > **Appels entrants** (Incoming calls) :

-   **Barre d’appels épinglée** (Pinned callbar) : le panneau d’appels reste ouvert à droite de chaque page.
-   **Notification** (Notification) : un indicateur **Prêt** (Ready) se trouve en haut à droite, et les appels glissent sous celui-ci sous forme de notifications.

![Choix de l’affichage des appels entrants](https://cdn-assets.productfruits.com/dca52732-60ce-4df7-ba99-2e15e9899365)

*Choisir comment les appels entrants s’affichent*

## **7\. Répondez à un appel ou mettez-le en attente**

Lorsqu’un visiteur appelle, une notification s’affiche dans le panneau **Appels entrants**. Elle vous indique qui appelle et d’où, pour que vous puissiez accueillir le visiteur de façon appropriée :

-   **Première ligne :** le nom du bouton sur lequel le visiteur a appuyé à la station, par exemple **Call Reception**.
-   **Deuxième ligne :** le nom de la station, suivi de son emplacement, par exemple **Board - North Gate Medical Clinic**.
-   **Minuterie :** depuis combien de temps le visiteur attend, par exemple **19s**.

![Notification d’appel entrant](https://cdn-assets.productfruits.com/2bc0b445-f287-4ba4-91af-495badaae101)

*Une notification d’appel entrant*

Utilisez les trois boutons de la notification :

1.  **Raccrocher (icône de téléphone rouge) :** met fin à l’appel pour vous et pour le visiteur. L’appel n’est pas transmis à un autre utilisateur du groupe.
2.  **Mettre en attente (icône de pause) :** met le visiteur en attente, par exemple lorsque vous êtes déjà en appel ou que vous ne pouvez pas répondre tout de suite. La station affiche « You have been put on hold » (Vous avez été mis en attente) pour que le visiteur sache que vous serez avec lui sous peu. Vous pouvez répondre lorsque vous êtes disponible.
3.  **Répondre (icône de téléphone vert) :** démarre l’appel vidéo avec le visiteur.

**Passer d’un appel à l’autre :** pendant un appel vidéo, les nouveaux appels continuent de s’afficher sous forme de notifications. Cliquez sur la nouvelle notification pour y répondre, par exemple pour accueillir le visiteur et lui dire que vous serez avec lui dans un instant. Vous pouvez ensuite alterner entre les deux appels vidéo. Pour en savoir plus, consultez [Fonctionnalités d’appel en direct](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/fonctionnalites-d-appel-en-direct).

## **8\. Comprenez comment les appels sont acheminés**

Un appel peut être envoyé à vous seul ou à un groupe de réceptionnistes. Un groupe peut faire sonner plusieurs réceptionnistes en même temps jusqu’à ce que quelqu’un réponde, ou les faire sonner l’un après l’autre dans une file d’attente d’appels, en passant à la personne suivante après environ 30 secondes. Pour en savoir plus, consultez [Groupes et file d’attente d’appels](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/groupes-et-file-d-attente-d-appels).

## **9\. Configurez des notifications de secours**

Pour qu’aucun visiteur ne reste à attendre, vous pouvez aussi être avisé par d’autres moyens. Allez dans **Paramètres** > **Notifications et appels** et passez en revue la section **Comment les gens vous joignent** (How people reach you) :

-   **Notification par courriel** (Email notification) : recevez un courriel lorsqu’on appuie sur votre bouton.
-   **Notifications SMS** (SMS notifications) : recevez un message texte lorsqu’on appuie sur votre bouton.
-   **WhatsApp :** recevez soit une alerte texte, soit un lien d’appel vidéo à toucher pour vous joindre, sur WhatsApp, lorsqu’une station vous appelle.
-   **Renvoi d’appel** (Call forwarding) : renvoyez l’appel vers votre téléphone mobile ou votre ligne fixe si vous ne pouvez pas le prendre dans Virtual Front Desk.
-   **Slack :** sous **Applications connectées** (Connected apps), recevez les notifications d’appel dans Slack par message direct et, au besoin, dans un canal.

![Options de notification par courriel, SMS et WhatsApp](https://cdn-assets.productfruits.com/7ee53e31-4882-485a-b76b-7b2a561dce67)

*Options de notification par courriel, SMS et WhatsApp*

Ces options sont utiles lorsque vous vous éloignez de votre bureau.

## **10\. Recevez des appels sur votre téléphone**

L’application mobile Virtual Front Desk, offerte sur l’App Store et Google Play, vous permet de recevoir des appels vidéo sur votre téléphone ou votre tablette. L’application mobile est conçue uniquement pour répondre aux appels vidéo. Elle n’inclut pas l’ensemble des outils offerts lorsque vous répondez à un appel à partir d’un ordinateur. Pour en savoir plus, consultez [Application mobile iPhone et iPad](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/application-mobile-iphone-et-ipad).

## **11\. Surveillez vos halls d’entrée**

Avec la surveillance en direct, une station peut diffuser une vue de votre hall d’entrée dans le tableau de bord. Si vous voyez quelqu’un qui attend, cliquez sur **Appeler** (Call) pour appeler directement la station. Cela ouvre la caméra de la station et la vôtre, pour que vous puissiez accueillir le visiteur sans qu’il ait à toucher l’écran.

Les flux de surveillance n’ont pas de son et ne sont pas enregistrés. Les visiteurs continuent de voir l’écran d’accueil habituel pendant la diffusion. Vous pouvez surveiller jusqu’à quatre halls d’entrée à la fois. Les administrateurs choisissent les stations qui peuvent diffuser sous **Paramètres** > **Surveillance** (Monitoring). Pour en savoir plus, consultez [Surveillance ou diffusion en direct de vos stations](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/surveillance-ou-diffusion-en-direct-de-vos-stations).

## **12\. Utilisez les outils offerts pendant un appel**

Si un autre appel arrive pendant que vous êtes en appel, vous pouvez passer de l’un à l’autre. Par exemple, accueillez le nouveau visiteur, dites-lui que vous serez avec lui dans un instant, puis revenez au premier appel.

Pendant un appel vidéo, vous pouvez faire presque tout ce qu’une réceptionniste ferait en personne, notamment :

-   Numériser ou photographier des pièces d’identité
-   Prendre des captures d’écran
-   Utiliser un numériseur
-   Envoyer du texte à l’écran de la station
-   Envoyer des documents à signer
-   Imprimer des documents à la station
-   Partager votre écran
-   Accepter des paiements
-   Ouvrir un site Web fréquemment utilisé avec le bouton **Accès rapide** (Quick Access), configuré sous **Paramètres** > **Notifications et appels** > **URL d’accès rapide** (Quick access URL)

Pour apprendre à utiliser chaque outil, consultez [Fonctionnalités d’appel en direct](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/fonctionnalites-d-appel-en-direct).

## **13\. Gestion des visiteurs et contenu des stations**

Virtual Front Desk comprend un système complet de gestion des visiteurs. Avant d’appeler qui que ce soit, les visiteurs peuvent utiliser la station pour :

-   Répondre à des questions
-   Signer des documents
-   Remplir des formulaires en ligne
-   Prendre un égoportrait
-   Prendre une photo de leur pièce d’identité
-   Imprimer un badge de visiteur

Les formulaires d’enregistrement sont créés par vos administrateurs. L’écran d’accueil d’une station peut aussi afficher un répertoire des employés, des PDF, des codes QR, des formulaires en ligne et des vidéos en boucle.

## **14\. La réceptionniste IA**

Virtual Front Desk comprend une réceptionniste IA qui accueille les visiteurs et répond aux questions courantes avant qu’un appel soit acheminé à une personne. Cela réduit le nombre d’appels pour des questions répétitives. Chaque fois que la réceptionniste IA ne peut pas répondre à une question, elle propose de mettre le visiteur en contact avec quelqu’un. Pour en savoir plus, consultez le [Guide de configuration de l’agent IA](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/guide-configuration-agent-ia).

## **15\. Consultez l’activité dans l’Historique**

L’**Historique** (History) du menu principal consigne tout ce qui se passe dans votre organisation. Il comprend les journaux suivants :

-   **Journaux d’appels** (Call logs) : chaque appel, avec sa date, sa durée, la personne qui a répondu et les documents ou captures enregistrés pendant l’appel.
-   **Autres actions** (Other actions) : les autres activités des stations, par exemple un visiteur qui ouvre un PDF ou un code QR.
-   **Journaux d’enregistrement** (Sign-in logs) : les enregistrements des visiteurs, y compris les réponses aux formulaires, les documents signés et les photos.
-   **Journaux de préinscription** (Pre-registration logs) : les visiteurs qui ont rempli un formulaire d’enregistrement sur leur propre appareil avant d’arriver. Ces visiteurs n’ont qu’à balayer un code QR à la station pour s’enregistrer.
-   **Journaux de transactions** (Transaction logs) : les paiements acceptés au moyen de Virtual Front Desk.
-   **Conversations IA** (AI conversations) : les conversations entre les visiteurs et la réceptionniste IA.

Vous pouvez rechercher par nom ou courriel de l’invité, filtrer par emplacement, station, utilisateur ou statut, et exporter les résultats.

![Journaux d’appels dans l’Historique](https://cdn-assets.productfruits.com/ecd66c28-22ef-48ab-84dc-7a7d97eba9f3)

*Les journaux d’appels dans l’Historique*

Pour en savoir plus, consultez [Historique : journaux d’appels, d’enregistrement, de préinscription et de transactions](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/historique-journaux-appels-enregistrement-preinscription-transactions).

## **Exigences et soutien**

## **16\. Utilisez un ordinateur et une connexion fiables**

Virtual Front Desk repose sur la vidéo en direct. Pour une expérience optimale, utilisez une connexion Internet stable à haute vitesse et un ordinateur récent doté de la dernière version de Chrome ou d’Edge. Un réseau instable ou un ordinateur plus ancien peut réduire la qualité des appels.

## **17\. Obtenez de l’aide**

Cliquez sur le bouton **?** en bas à droite du tableau de bord pour ouvrir :

-   **Centre d’aide** (Help center) : guides, étapes de configuration et réponses. La plateforme est entièrement documentée, et nous vous encourageons à explorer tout ce que Virtual Front Desk peut faire.
-   **Clavarder avec le soutien** (Chat with support) : posez n’importe quelle question. Notre assistant répond en premier, et vous pouvez demander à parler à une personne de notre service de soutien en tout temps. Par le clavardage, nous pouvons démarrer un appel vidéo ou partager nos écrans pour vous aider directement. Le soutien en direct est offert de 7 h à 19 h, heure de l’Est.
-   **Accessibilité** (Accessibility) : ajustez le contraste et la taille du texte, ou activez la prise en charge des lecteurs d’écran.

![Menu d’aide](https://cdn-assets.productfruits.com/bb9a33c1-cc83-4236-96ee-b27993af10a8)

*Le menu d’aide en bas à droite du tableau de bord*