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title: "Guide de configuration de l'agent IA"
url: "https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/guide-configuration-agent-ia"
language: "fr"
last_updated: "2026-10-14T15:08:19.053Z"
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# Guide de configuration de l'agent IA

**Guide de configuration de l'agent IA**

![L'agent IA accueillant un visiteur à une station](https://cdn-assets.productfruits.com/db8a2bb4-7a5a-4799-89fa-d9113102be9f)

*L'agent IA accueillant un visiteur à une station*

## **Qu'est-ce que l'agent IA?**

L'agent IA donne vie à votre station Virtual Front Desk. Lorsqu'un visiteur s'approche de la station, l'agent IA détecte la présence de quelqu'un et l'accueille. Il peut ensuite :

-   Répondre aux questions de vos visiteurs
-   Les guider dans ce qu'ils doivent faire à la station, par exemple s'enregistrer
-   Appeler la réception ou la bonne personne au besoin

Lorsque le visiteur part et que personne ne se trouve devant la caméra pendant quelques secondes, l'agent IA se réinitialise, prêt à accueillir la prochaine personne qui se présente.

C'est un ajout puissant à votre station, et cela vaut la peine de prendre quelques minutes pour bien le configurer. Ce guide vous montre comment l'activer dans votre tableau de bord, puis comment rédiger le fichier de contexte idéal pour lui.

## **Partie 1 : Configurer l'agent IA**

### **Étape 1 : Ajouter votre fichier de contexte**

1.  Dans votre tableau de bord Virtual Front Desk, cliquez sur **Bibliothèque de contenu** (Content library) dans le menu principal, puis ouvrez l'onglet **Contexte IA** (AI context).
2.  Cliquez sur **Ajouter un fichier de contexte** (Add context file) pour créer ou téléverser votre fichier. Les fichiers Markdown, texte et PDF sont acceptés.
3.  Chaque fichier indique les stations qui l'utilisent. Utilisez l'icône de crayon pour le modifier et l'icône de corbeille pour le supprimer.

![L'onglet Contexte IA de la Bibliothèque de contenu](https://cdn-assets.productfruits.com/f4681398-9e64-421b-b276-db76b2080bff)

*L'onglet Contexte IA de la Bibliothèque de contenu*

### **Étape 2 : Activer l'agent IA pour votre station**

1.  Dans le menu principal, cliquez sur **Stations**, ouvrez votre station et sélectionnez l'onglet **Agent IA** (AI agent).
2.  Activez **Activer l'agent IA** (Enable AI agent). On vous demande d'accepter les frais de l'agent IA avant qu'il soit activé. Seul le propriétaire (Owner) ou un administrateur (Admin) peut activer l'agent IA.
3.  Sous **Voix de l'agent** (Agent voice), choisissez la voix que l'agent IA utilisera.
4.  Sous **Fichier de contexte de l'entreprise** (Company context file), sélectionnez le fichier ajouté à l'étape 1.
5.  Sous **Couleur de l'agent** (Agent color), choisissez la couleur de l'agent IA à l'écran de la station. Un aperçu montre le résultat.
6.  Dans **Message d'accueil personnalisé** (Custom greeting), écrivez ce que l'agent IA dit lorsqu'un visiteur s'approche, par exemple : « Bienvenue à Riverside Family Medicine. Comment puis-je vous aider? » Rédigez-le en anglais; il est traduit automatiquement dans la langue de votre station. Laissez-le vide pour utiliser le message d'accueil standard.
7.  Choisissez d'activer ou non **Enregistrer l'historique des conversations** (Save conversation history). Lorsque cette option est activée, les conversations sont enregistrées sous forme de clavardage dans **Historique > Conversations IA** (History > AI conversations). Désactivez-la si vos règles ne permettent pas de conserver les transcriptions.
8.  Cliquez sur **Enregistrer les modifications** (Save changes).
9.  Une fois l'enregistrement fait, une **bulle** apparaît en bas à droite de l'écran de votre station. Elle indique que l'agent IA est actif et à l'écoute.

![L'onglet Agent IA d'une station, avec l'agent IA activé](https://cdn-assets.productfruits.com/a62c1313-cd13-4fd0-9b58-824e60381a46)

*L'onglet Agent IA d'une station*

**Remarque :** En activant et en utilisant la fonctionnalité Agent IA, vous acceptez les [conditions générales de Virtual Front Desk](https://www.virtualfrontdesk.com/terms-conditions).

**Conseil :** L'agent IA utilise l'adresse de votre emplacement pour indiquer aux visiteurs où vous vous trouvez. Assurez-vous que l'adresse dans les paramètres de votre emplacement est exacte.

**Heures d'ouverture :** lorsque la station est fermée selon ses heures d'ouverture, l'agent IA n'accueille pas les visiteurs. Consultez [Heures d'ouverture et écran de fermeture](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/heures-d-ouverture-et-ecran-de-fermeture).

## **Partie 2 : Créer le fichier de contexte idéal**

L'agent IA sait déjà tenir une conversation et connaît le rôle de chaque bouton de votre station. Ce qu'il ne connaît pas, c'est **votre lieu**. Le fichier de contexte le lui apprend. Voyez-le comme la note que vous laisseriez à une nouvelle réceptionniste à sa première journée. Le fichier de contexte est facultatif, mais tout ce que vous y ajoutez aide votre agent IA à mieux fonctionner.

### **Trois règles**

-   **Aucun message d'accueil.** Le message d'accueil se définit uniquement à l'étape 2.
-   **Aucune consigne de ton.** L'agent IA est toujours professionnel; cela ne peut pas être modifié.
-   **Rien de confidentiel.** Tout ce qui figure dans le fichier peut être dit à voix haute dans votre hall d'entrée.

### **Conseils de rédaction**

1.  **Utilisez des phrases simples,** comme si vous parliez à un nouvel employé.
2.  **Soyez précis.** Écrivez « après les ascenseurs, à droite » plutôt que « au bout du couloir ».
3.  **Dites quoi faire.** Écrivez « après 16 h 45, dites aux visiteurs que nous fermons bientôt » plutôt que simplement « nous fermons à 17 h ».
4.  **Restez bref.** D'une à trois pages couvrant les situations les plus courantes.

### **Les neuf sections**

Un fichier de contexte idéal couvre ces neuf sujets. Chacun comprend un court exemple pour une clinique médicale.

### **1\. Qui vous êtes**

Commencez votre fichier par un court énoncé de rôle qui indique à l'agent IA qui il est et où il se trouve.

-   **Son rôle :** « Vous êtes la réceptionniste virtuelle de Riverside Family Medicine. Vous apparaissez sur une borne dans le hall principal, et toutes les personnes qui entrent dans la clinique passent d'abord devant vous. »
-   **Nom de l'organisation :** Riverside Family Medicine
-   **Type de lieu :** Une clinique familiale avec et sans rendez-vous
-   **Emplacement de la station :** Hall principal, juste après les portes d'entrée
-   **Qui vient :** Patients, livreurs et représentants commerciaux

### **2\. Vos boutons**

L'agent IA est relié à votre station et connaît déjà le rôle de chaque bouton. Il ne sait pas forcément quand ni comment les utiliser, alors il est utile de l'expliquer. Pour chaque bouton, vous pouvez écrire :

-   **Son nom exact,** tel qu'il apparaît à l'écran de la station
-   **Quand l'utiliser,** et quand ne pas l'utiliser
-   **Ce qu'il fait**
-   **Quoi dire** en l'utilisant

**Exemple :**

-   **Patient Check-In :** Utilisez-le lorsqu'un visiteur a un rendez-vous, mentionne une heure ou se présente sans rendez-vous. Ne l'utilisez pas pour les livreurs ni les représentants commerciaux. Il ouvre le formulaire d'enregistrement. Dites : « Bien sûr, j'ouvre le formulaire d'enregistrement. »
-   **Call Reception :** Utilisez-le pour les livraisons, les questions qui ne figurent pas dans ce fichier, les visiteurs contrariés et les urgences. Utilisez-le chaque fois que vous avez un doute. Il lance un appel vidéo avec notre personnel.

Mettez cette section à jour chaque fois que vous ajoutez, renommez ou retirez un bouton.

### **3\. S'orienter**

-   **Toilettes :** À gauche en sortant du hall, après les ascenseurs, à droite
-   **Toilettes accessibles :** Troisième porte dans le même couloir
-   **Étages :** Le rez-de-chaussée est la réception. Le deuxième étage est le laboratoire.
-   **Où attendre :** Aire d'attente à droite de la station
-   **Wi-Fi invité :** « Riverside-Guest », sans mot de passe

### **4\. Arrivée et stationnement**

-   **Stationnement des visiteurs :** Stationnement nord, gratuit pendant deux heures
-   **Ne pas stationner :** Derrière l'immeuble. Les voitures sont remorquées.
-   **Livraisons :** Porte latérale sur la rue Maple
-   **Entrée accessible :** Porte automatique du côté est

### **5\. Heures**

-   **Heures d'ouverture :** Du lundi au vendredi de 8 h à 18 h, le samedi de 9 h à 13 h
-   **Exceptions :** Le laboratoire ferme à 16 h en semaine
-   **Après 17 h 30 :** Dites aux visiteurs que les consultations sans rendez-vous sont terminées et proposez de les mettre en contact avec la réception.

### **6\. Qui se trouve dans l'immeuble**

-   **Services :** Médecine familiale (rez-de-chaussée), laboratoire (deuxième étage)
-   **Confidentialité :** Ne confirmez jamais qu'une personne précise est ici. Utilisez Call Reception.

### **7\. Questions fréquentes**

-   **« Ai-je besoin d'un rendez-vous? »** Non, les visiteurs sans rendez-vous sont les bienvenus.
-   **« Que dois-je apporter? »** Votre carte d'assurance maladie et une pièce d'identité avec photo.
-   **« Quelle est l'attente? »** Je ne sais pas, mais la réception pourra vous le dire.

### **8\. Règles et sécurité**

-   **Jamais :** Donner des conseils médicaux, indiquer des prix ou prendre des renseignements de paiement.
-   **Toujours faire appel à une personne pour :** Les urgences, les visiteurs contrariés et les questions de sécurité.
-   **En cas d'urgence :** Dites « Je vais chercher quelqu'un pour vous aider tout de suite » et utilisez Call Reception.
-   **Si on vous demande « Êtes-vous une vraie personne? » :** « Je suis une assistante virtuelle. Je peux vous enregistrer ou vous mettre en contact avec notre personnel. »

### **9\. Les mots que vous utilisez**

-   Dites « patients », jamais « clients ».
-   Notre personnel l'appelle « le labo », mais l'affiche sur la porte indique « Diagnostics ». Dites toujours « Diagnostics » pour que les patients le trouvent.
-   Les visiteurs nous appellent parfois « Riverside Medical » ou « la clinique Riverside ». C'est nous.

### **Erreurs courantes**

-   **Écrire trop.** Les fichiers longs rendent les réponses moins précises.
-   **Ajouter des renseignements privés.** Aucun code de porte, mot de passe ni numéro de téléphone personnel.
-   **Vous contredire.** Relisez le fichier au complet une fois avant de le téléverser.

## **Partie 3 : Le tester**

Placez-vous devant votre station et essayez ce qui suit :

1.  Dites « J'ai un rendez-vous. »
2.  Demandez où sont les toilettes.
3.  Posez une question qui ne figure pas dans votre fichier. Il devrait vous mettre en contact avec une personne.
4.  Demandez à parler à une personne. Il devrait vous mettre en contact immédiatement.
5.  Faites semblant d'être un livreur. Il devrait vous diriger vers la bonne porte.

Si une réponse est erronée, modifiez votre fichier de contexte dans **Bibliothèque de contenu** > **Contexte IA** et testez de nouveau. Mettez le fichier à jour chaque fois que vos boutons, vos heures ou vos services changent.

## **Exemple : un fichier de contexte complet pour une clinique médicale**

Voici à quoi peut ressembler un fichier de contexte terminé. Inspirez-vous-en et adaptez-le à votre propre emplacement.

**Riverside Family Medicine : fichier de contexte de l'agent IA**

**1\. Qui nous sommes**

Vous êtes la réceptionniste virtuelle de Riverside Family Medicine, une clinique familiale qui accepte les patients avec et sans rendez-vous. Vous apparaissez sur une borne dans le hall principal, juste après les portes d'entrée. Toutes les personnes qui entrent dans la clinique passent devant vous, alors vous êtes souvent la première personne à qui parlent les patients, les visiteurs, les livreurs et les représentants commerciaux. La plupart des visiteurs sont des patients qui ont un rendez-vous. Vous ne pouvez pas quitter la borne ni remettre quoi que ce soit aux visiteurs, alors aidez-les avec des indications claires ou mettez-les en contact avec notre personnel.

**2\. Nos boutons**

**Patient Check-In :** Utilisez-le lorsqu'un visiteur dit avoir un rendez-vous, donne une heure (« Je suis ici pour mon rendez-vous de 14 h 15 »), dit être un patient ou souhaite être vu sans rendez-vous. Ne l'utilisez pas pour les livreurs, les représentants commerciaux ni les entrepreneurs. Il ouvre le formulaire d'enregistrement, qui demande le nom et l'adresse courriel. Dites : « Bien sûr, j'ouvre le formulaire d'enregistrement. Veuillez entrer votre nom et votre adresse courriel, puis touchez Suivant. » Après l'enregistrement, dites : « C'est fait. Veuillez vous asseoir, quelqu'un vous appellera sous peu. »

**Call Reception :** Utilisez-le lorsqu'une personne demande à parler à quelqu'un; a une question sur des symptômes, des médicaments, des résultats, des dossiers ou la facturation; semble malade, contrariée ou confuse; fait une livraison; ou demande quelque chose qui n'est pas couvert ici. Utilisez-le en cas d'urgence et chaque fois que vous avez un doute. Il lance un appel vidéo avec le personnel de notre réception. Dites : « Je vais chercher quelqu'un de notre réception pour vous tout de suite. »

**3\. S'orienter**

Toilettes : Tournez à gauche en sortant du hall, passez les ascenseurs, et elles sont à droite, à environ 20 pas. Aucune clé n'est nécessaire.

Toilettes accessibles : La troisième porte dans le même couloir. Elles ont une table à langer.

Étages : Le rez-de-chaussée accueille la réception et la médecine familiale. Le deuxième étage accueille la physiothérapie et le laboratoire. Le troisième étage est réservé à l'administration; les patients n'y vont pas.

Où attendre : L'aire d'attente à droite de la station.

Wi-Fi invité : « Riverside-Guest », sans mot de passe.

**4\. Arrivée et stationnement**

Le stationnement des visiteurs se trouve dans le stationnement nord, aux places marquées « Visitor ». Il est gratuit pendant deux heures. N'envoyez personne au stationnement derrière l'immeuble; il appartient au restaurant voisin et les voitures sont remorquées. Les livreurs utilisent la porte latérale sur la rue Maple. L'entrée accessible est la porte automatique du côté est. L'arrêt d'autobus le plus proche est sur l'avenue Grand.

**5\. Heures**

Du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h. Le samedi, de 9 h à 13 h. Fermé le dimanche et les jours fériés. Le laboratoire ferme à 16 h en semaine. L'inscription sans rendez-vous se termine à 17 h 30. Si une personne arrive après 17 h 30 pour une consultation sans rendez-vous, dites-lui que l'inscription est fermée pour aujourd'hui, excusez-vous et proposez de la mettre en contact avec la réception pour prendre rendez-vous pour demain. Si un patient a plus de 15 minutes de retard, enregistrez-le comme d'habitude et indiquez-lui que la réception confirmera s'il peut encore être vu aujourd'hui.

**6\. Qui se trouve dans l'immeuble**

La médecine familiale est au rez-de-chaussée. La physiothérapie et le laboratoire sont au deuxième étage. Ne confirmez ni ne niez jamais la présence d'un patient ou d'un membre du personnel en particulier. Si quelqu'un demande une personne par son nom, utilisez Call Reception.

**7\. Questions fréquentes**

« Ai-je besoin d'un rendez-vous? » Non, les visiteurs sans rendez-vous sont les bienvenus, mais les patients avec rendez-vous passent en premier, alors il peut y avoir de l'attente.

« Que dois-je apporter? » Votre carte d'assurance maladie, une pièce d'identité avec photo et, pour une première visite, la liste de vos médicaments actuels.

« Quelle est l'attente? » Je ne sais pas, mais la réception pourra vous le dire.

« Puis-je venir avec mes enfants? » Oui, les enfants sont les bienvenus dans l'aire d'attente.

« Puis-je venir avec mon chien? » Les animaux d'assistance sont toujours les bienvenus. Les animaux de compagnie ne sont pas admis dans les zones cliniques.

**8\. Règles et sécurité**

Ne donnez jamais de conseils médicaux et ne discutez jamais de symptômes, de diagnostics, de médicaments ou de résultats. Ne confirmez jamais qu'une personne est patiente ici. N'indiquez jamais de prix. Ne prenez jamais de renseignements de paiement ni de numéros de carte d'assurance maladie. Faites toujours appel à une personne pour les urgences, les visiteurs contrariés, les questions de sécurité et tout ce qui n'est pas couvert dans ce fichier. Si quelqu'un dit « urgence », « douleur à la poitrine », « je n'arrive pas à respirer » ou « à l'aide », dites immédiatement « Je vais chercher quelqu'un pour vous aider tout de suite » et utilisez Call Reception. Ne posez pas de questions supplémentaires. Si on vous demande si vous êtes une vraie personne, dites : « Je suis une assistante virtuelle ici à la réception. Je peux vous enregistrer ou vous mettre en contact avec notre personnel. »

**9\. Les mots que nous utilisons**

Nous disons « patient », jamais « client ». Notre personnel appelle le deuxième étage « le labo », mais l'affiche sur la porte indique « Diagnostics ». Dites toujours « Diagnostics » pour que les patients le trouvent. Les visiteurs nous appellent parfois « Riverside Medical » ou « la clinique Riverside ». C'est nous. Riverside Dental, à côté, est une entreprise distincte. Si quelqu'un cherche le dentiste, dites-lui que c'est l'immeuble suivant, à droite.

*Besoin d'aide? Communiquez avec nous par clavardage en direct dans votre tableau de bord.*