--- title: "FAQ : Utiliser Virtual Front Desk" url: "https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/faq-a-quoi-ressemble-le-soutien-a-la-clientele-de-virtual-front-desk" language: "fr" last_updated: "2026-10-13T18:19:40.761Z" --- # FAQ : Utiliser Virtual Front Desk ## **FAQ : Utiliser Virtual Front Desk** *Un survol de ce qu'est Virtual Front Desk, de son fonctionnement et de ce que vous pouvez en faire. Chaque réponse renvoie au tutoriel complet.* ## **Vue d'ensemble** ### **Qu'est-ce que Virtual Front Desk?** Virtual Front Desk est une plateforme de réception virtuelle. Un écran tactile dans votre hall d'entrée accueille les visiteurs, les enregistre et les met en contact par vidéo en direct avec une vraie personne de votre personnel, où qu'elle se trouve. Une seule réceptionniste peut accueillir des visiteurs à plusieurs entrées, dans plusieurs immeubles ou dans plusieurs villes à la fois, et votre réception n'est jamais laissée vide. ### **Comment fonctionne Virtual Front Desk?** Un visiteur s'approche de l'écran dans votre hall d'entrée et appuie sur un bouton, par exemple « Réception » ou « Livraisons ». L'appel sonne chez la bonne personne ou le bon groupe de votre personnel, sur son ordinateur, son téléphone ou dans Microsoft Teams. Cette personne voit le visiteur et lui parle face à face, et peut l'aider à s'enregistrer, à signer des documents ou à présenter une pièce d'identité, comme elle le ferait à une réception physique. Chaque visite et chaque appel sont consignés dans votre historique. ### **Quelles sont les deux parties de Virtual Front Desk?** - **La station :** l'écran que vos visiteurs voient et touchent dans votre hall d'entrée. - **Le tableau de bord :** l'endroit où votre personnel configure les stations, répond aux visiteurs et consulte l'activité. Les deux sont des **applications Web** qui fonctionnent dans un navigateur, il n'y a donc aucun logiciel à installer : la station fonctionne à station.virtualfrontdesk.com et le tableau de bord à app.virtualfrontdesk.com (ou à l'adresse de votre région). Pour répondre aux appels en déplacement, le personnel peut aussi utiliser les applications iPhone, iPad et Android. ## **Concepts clés** ### **Qu'est-ce qu'une organisation?** Une organisation est le compte de votre entreprise dans Virtual Front Desk. Elle contient tout : vos emplacements, stations, utilisateurs, groupes, contenus et votre historique. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs organisations, par exemple un gestionnaire immobilier qui dessert plusieurs immeubles ou une entreprise qui gère des marques distinctes, et passer de l'une à l'autre. Pour en savoir plus, lisez [Organisations, propriétaire, administrateurs et utilisateurs réguliers](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/organisations-proprietaire-administrateurs-et-utilisateurs-reguliers). ### **Qu'est-ce qu'un emplacement?** Un emplacement est un immeuble ou un site où vous avez des stations, comme votre siège social ou une clinique. Les emplacements gardent vos stations organisées, et leur adresse aide l'agent IA à indiquer le chemin aux visiteurs. ### **Qu'est-ce qu'une station?** Une station est l'écran que les visiteurs utilisent dans votre hall d'entrée : un iPad, une tablette Android, un ordinateur Windows à écran tactile ou un Neat Frame qui affiche l'écran d'accueil de Virtual Front Desk. Chaque station appartient à un emplacement et a ses propres boutons, son apparence et ses paramètres. Pour en savoir plus, lisez [Créer des stations](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/a-lire-d-abord-creer-des-stations). ### **Qu'est-ce qu'un bouton?** Les boutons sont ce que les visiteurs touchent sur la station. Un bouton peut appeler une personne ou un groupe, ouvrir un formulaire d'enregistrement, afficher un document, un code QR ou un site Web, ou composer un numéro de téléphone. Les boutons peuvent suivre un horaire, pour n'apparaître que lorsqu'ils sont nécessaires, par exemple pendant les heures d'ouverture. ### **Qu'est-ce qu'un utilisateur?** Un utilisateur est une personne de votre organisation qui a un compte Virtual Front Desk, comme une réceptionniste, un gestionnaire de bureau ou un employé qui reçoit des visiteurs. Les utilisateurs répondent aux appels et, selon leur rôle, gèrent le compte. Les utilisateurs peuvent être invités par courriel ou importés depuis Microsoft Entra ID (Azure AD). Pour en savoir plus, lisez [Utilisateurs](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/utilisateurs). ### **Que sont les rôles?** Chaque utilisateur a un rôle qui détermine ce qu'il peut faire : - **Propriétaire** (Owner) : le titulaire du compte, avec un contrôle complet, y compris la facturation et le transfert de propriété. - **Administrateur** (Administrator) : gère tout, y compris la facturation, sauf le transfert de propriété. - **Gestionnaire** (Manager) : gère les stations, les utilisateurs et les paramètres, sans accès à la facturation. - **Utilisateur** (User) : répond aux appels, consulte l'historique et gère ses propres paramètres. Pour en savoir plus, lisez [Organisations, propriétaire, administrateurs et utilisateurs réguliers](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/organisations-proprietaire-administrateurs-et-utilisateurs-reguliers). ### **Qu'est-ce qu'un groupe?** Un groupe est un ensemble d'utilisateurs qui répondent aux appels ensemble, comme « Réception » ou « Expédition ». Lorsqu'un visiteur appelle un groupe, l'appel peut sonner chez tout le monde en même temps ou chez une personne après l'autre, et être renvoyé vers un numéro de téléphone si personne ne répond. Les groupes font en sorte qu'un visiteur joigne toujours quelqu'un. Pour en savoir plus, lisez [Groupes et file d'attente d'appels](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/groupes-et-file-d-attente-d-appels). ### **Qu'est-ce que la bibliothèque de contenu?** La **Bibliothèque de contenu** (Content library) est l'endroit où vous conservez ce que vos stations affichent et utilisent : PDF, codes QR, sites Web et formulaires en ligne pour les visiteurs, ainsi que les fichiers de contexte qui renseignent l'agent IA sur votre organisation. Pour en savoir plus, lisez [Documents, PDF, codes QR et iFrames](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/documents-pdf-codes-qr-et-iframes). ### **Qu'est-ce que l'Historique?** L'**Historique** (History) est le registre de tout ce qui se passe sur vos stations : appels vidéo, enregistrements de visiteurs, préinscriptions, paiements et conversations avec l'agent IA, avec les documents, photos et signatures recueillis. Les enregistrements sont conservés pendant 12 mois. Pour en savoir plus, lisez [Historique](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/historique-journaux-appels-enregistrement-preinscription-transactions). ## **Répondre aux visiteurs** ### **Où le personnel peut-il répondre aux visiteurs?** Partout : dans le tableau de bord sur un ordinateur, dans les applications iPhone, iPad et Android, ou directement dans Microsoft Teams. Le personnel est avisé des appels dans l'application qu'il utilise et peut aussi recevoir des alertes par texto, courriel, Slack ou WhatsApp. Les appels peuvent aussi être renvoyés vers un numéro de téléphone. ### **Quelle est la différence entre répondre dans l'application Virtual Front Desk et dans Microsoft Teams?** - **Application Virtual Front Desk (tableau de bord et applications mobiles) :** offerte à tous les utilisateurs, et le seul endroit qui propose tous les outils d'appel en direct, comme la saisie de pièce d'identité, la numérisation de documents, les documents à signer, l'impression et les paiements. - **Microsoft Teams :** les appels sonnent dans l'application Teams que votre personnel utilise déjà, sans se connecter à Virtual Front Desk, et peuvent être dirigés vers une file d'attente d'appels ou un standard automatique Teams. Les appels Teams sont vidéo et audio avec sous-titres en direct, sans les outils d'appel de Virtual Front Desk. Les utilisateurs Teams ont besoin d'une licence Microsoft Teams Phone. Beaucoup d'organisations utilisent les deux : le personnel de la réception dans l'application Virtual Front Desk, et les autres employés dans Microsoft Teams. Pour en savoir plus, lisez [Intégration Ms Teams](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/integration-ms-teams-appels-video-file-d-attente-standard-automatique). ### **Que peut faire le personnel pendant un appel en direct?** Tout ce qu'une réceptionniste fait au comptoir : voir le visiteur et lui parler, saisir sa pièce d'identité, recevoir des documents numérisés avec le téléphone du visiteur, envoyer un document à signer, imprimer, partager son écran, afficher un code QR, envoyer un message, mettre l'appel en attente, passer d'un appel à l'autre et accepter des paiements par carte. Les sous-titres en direct traduisent ce que dit le visiteur. Pour en savoir plus, lisez [Fonctionnalités d'appel en direct](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/fonctionnalites-d-appel-en-direct). ## **Visiteurs** ### **Qu'est-ce que l'enregistrement des visiteurs?** L'enregistrement des visiteurs remplace le registre papier. Les visiteurs remplissent sur la station un formulaire avec les renseignements que vous choisissez, et peuvent signer des documents, prendre une photo et imprimer un badge. À leur départ, ils signalent leur sortie, pour que vous sachiez toujours qui se trouve dans l'immeuble. Pour en savoir plus, lisez [Enregistrement des visiteurs, départ et enregistrement express par code QR](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/enregistrement-des-visiteurs-depart-et-enregistrement-express). ### **Qu'est-ce que la préinscription?** La préinscription permet aux visiteurs attendus de remplir le formulaire d'enregistrement avant leur arrivée. Ils reçoivent un code QR et s'enregistrent à la station en quelques secondes. Les invitations peuvent être envoyées depuis le tableau de bord ou depuis votre calendrier Outlook. Pour en savoir plus, lisez [Complément Outlook pour la préinscription](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/complement-outlook-preinscription-enregistrement-express-code-qr). ### **Qu'est-ce que l'agent IA?** L'agent IA est une réceptionniste virtuelle qui converse avec les visiteurs à la station. Il les accueille de vive voix lorsqu'ils s'approchent, répond à leurs questions sur votre organisation, les guide dans leur enregistrement et appelle la bonne personne au besoin. Pour en savoir plus, lisez [Guide de configuration de l'agent IA](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/guide-configuration-agent-ia). ### **Les visiteurs peuvent-ils utiliser la station dans leur propre langue?** Oui. Les visiteurs choisissent leur langue sur la station, et l'écran est traduit sur-le-champ par l'IA. Pour en savoir plus, lisez [Traducteur](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/traducteur). ## **Et plus encore** ### **Que peut faire d'autre Virtual Front Desk?** - **Surveillance en direct :** voir la caméra d'une station pour vérifier votre hall d'entrée (forfait Enterprise). - **Impression de badges et de documents :** imprimer sur place les badges des visiteurs et des documents (forfait Enterprise). - **Paiements :** accepter des paiements par carte à la station avec un lecteur Stripe Terminal (forfait Enterprise). - **Feuilles de temps :** le personnel pointe son arrivée et son départ pour ses quarts de travail. - **Image de marque :** votre logo, des images ou vidéos d'arrière-plan et des boutons personnalisés sur chaque station. Pour en savoir plus, lisez [Surveillance ou diffusion en direct de vos stations](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/surveillance-ou-diffusion-en-direct-de-vos-stations), [Imprimante, impression de badges et de documents](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/imprimante-impression-de-badges-et-de-documents), [Paiements Stripe Terminal](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/paiements-stripe-terminal-lecteur-de-cartes-point-de-vente), [Pointage d'entrée et de sortie, feuilles de temps](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/pointage-entree-sortie-feuilles-de-temps) et [Personnalisation](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/personnalisation-logo-images-et-videos-d-arriere-plan). ### **Que faire si quelque chose ne fonctionne pas?** La plupart des problèmes courants, comme une station qui apparaît hors ligne ou une caméra qui ne fonctionne pas, sont traités dans [Guide de dépannage, pare-feu et autorisations](https://help.virtualfrontdesk.com/fr/article/guide-de-depannage-pare-feu-autorisations). Vous pouvez aussi joindre notre soutien à la clientèle par clavardage en direct, offert du lundi au vendredi, de 7 h à 19 h, heure de l'Est (New York).