--- title: "Tutorial de incorporación para nuevos usuarios" url: "https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/tutorial-incorporacion-nuevos-usuarios" language: "es" last_updated: "2026-10-13T16:51:14.716Z" --- # Tutorial de incorporación para nuevos usuarios ![](https://cdn-assets.productfruits.com/97fd3e73-e4bc-44f2-a4c6-e6ac6d8c50d0) **Tutorial de incorporación para nuevos usuarios** **¡Bienvenido a Virtual Front Desk!** Virtual Front Desk ofrece a las organizaciones una forma flexible de gestionar la recepción sin que haya una persona físicamente presente en el mostrador. Los visitantes usan una estación para registrar su llegada, encontrar información, avisar a un empleado o hablar con una persona en vivo por video. Virtual Front Desk tiene dos partes principales: 1. **La estación.** Una tableta, un quiosco o un dispositivo todo en uno ubicado en un vestíbulo, un área de recepción o un punto de servicio. Los visitantes usan la estación para elegir entre las opciones disponibles, como contactar a un empleado, registrar su llegada, solicitar ayuda o iniciar una videollamada. 2. **El panel de control.** La aplicación web app.virtualfrontdesk.com, donde los recepcionistas y otros usuarios inician sesión para recibir y contestar llamadas de una o varias estaciones. Según cómo su organización haya configurado Virtual Front Desk, una estación puede comunicarse con los usuarios mediante: - Videollamada en el panel de control de Virtual Front Desk - La aplicación móvil de Virtual Front Desk - Microsoft Teams - Correo electrónico - SMS - WhatsApp - Slack - Una llamada telefónica, mediante el desvío de llamadas Este artículo está dirigido a usuarios habituales y recepcionistas, no a los administradores que configuran la plataforma. Si va a recibir videollamadas en el panel de control de Virtual Front Desk, siga los pasos a continuación para configurar su cuenta y aprender a recibir y gestionar llamadas. **Nota para usuarios de Microsoft Teams:** los usuarios importados desde Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) no reciben una invitación por correo electrónico para iniciar sesión en app.virtualfrontdesk.com. Cuando la integración con Microsoft Teams está configurada, estos usuarios reciben las llamadas de las estaciones directamente en Teams y nunca necesitan iniciar sesión en Virtual Front Desk. ## **Primeros pasos** ## **1\. Acepte su invitación e inicie sesión en la región correcta** Su administrador le enviará una invitación por correo electrónico para unirse a la organización. Inicie sesión en app.virtualfrontdesk.com y seleccione la misma región que su organización: - **EE. UU.:** .com - **Canadá:** .ca - **Europa:** .global - **Asia:** .asia Si inicia sesión en la región equivocada, se crea para usted una cuenta nueva e independiente. Cierre sesión, vuelva a iniciarla con la región correcta y seleccione su organización. ## **2\. Seleccione la organización correcta** Un usuario puede pertenecer a varias organizaciones. Por ejemplo, si usó Virtual Front Desk antes de recibir una invitación, es posible que también tenga su propia organización, de la cual es el propietario. Haga clic en el nombre de la organización, en la parte superior izquierda del panel de control, para ver todas las organizaciones a las que pertenece y su rol en cada una. Asegúrese siempre de que esté seleccionada la organización para la que está trabajando. Una marca de verificación indica la organización activa. ![Selector de organización](https://cdn-assets.productfruits.com/e3b493fc-706c-411d-80ea-1ecd11b459fd) *El selector de organización en la parte superior izquierda del panel de control* ## **3\. Mantenga el panel de control abierto y active el sonido** Virtual Front Desk es una aplicación web, y el panel de control se ejecuta en su navegador. Recomendamos Google Chrome o Microsoft Edge. Puede seguir trabajando en otras aplicaciones: mientras el panel de control permanezca abierto en una pestaña del navegador, recibirá avisos de las llamadas entrantes. Cuando abre o actualiza el panel de control, aparece el mensaje **Activar notificaciones de sonido** (Enable sound notifications). Haga clic en **Activar** (Enable) para que el panel de control pueda reproducir un sonido cuando llegue una llamada. **Consejo:** en Chrome, instale Virtual Front Desk como aplicación haciendo clic en el ícono de instalación de la barra de direcciones. La aplicación tendrá su propia ventana y un acceso directo en el escritorio, y no tendrá que volver a activar el sonido cada vez que actualice la página. ## **4\. Permita y seleccione su cámara y su micrófono** Para recibir videollamadas, su navegador debe tener permiso para usar su cámara y su micrófono, y para mostrar notificaciones. Acepte estas solicitudes de permiso cuando su navegador las muestre. Para elegir qué cámara y qué micrófono usa Virtual Front Desk: 1. Haga clic en el ícono de engranaje junto a su nombre, en la parte inferior izquierda del panel de control. 2. En **Personal** (Personal), seleccione **Notificaciones y llamadas** (Notifications & calls). 3. En **Cámara y micrófono** (Camera and microphone), seleccione sus dispositivos. Los cambios se guardan de inmediato. En la misma página, también puede configurar un **Fondo de video** (Video background) (disponible solo en Chrome). ![Selección de cámara y micrófono](https://cdn-assets.productfruits.com/96254b82-ca64-46ae-8e0b-a8238ea3493e) *Selección de una cámara y un micrófono en Notificaciones y llamadas* Es su navegador, y no Virtual Front Desk, el que controla el acceso a su cámara y a su micrófono. Si su cámara o el audio siguen sin funcionar después de seleccionar el dispositivo correcto, revise los permisos del sitio en su navegador y la configuración de sonido y cámara de su computadora. ## **Uso del panel de control** ## **5\. Conozca el panel de control** El menú principal a la izquierda le da acceso a **Panel de control** (Dashboard), **Analítica** (Analytics), **Estaciones** (Stations), **Gestión de usuarios** (User management), **Registro de visitantes** (Visitor sign-in), **Biblioteca de contenido** (Content library) e **Historial** (History). La página de inicio del **Panel de control** le ofrece una vista general de su organización: - **Tarjetas de actividad** (Activity cards) que muestran las llamadas de hoy, la espera promedio antes de que se conteste una llamada, la duración promedio de las llamadas y las llamadas de esta semana. - **Monitoreo en vivo** (Live monitoring) de las estaciones que tiene permiso para ver. - **Estaciones**, con el estado y la intensidad de la señal de red de cada estación, y un botón **Llamar** (Call) para llamar directamente a una estación. - **Usuarios** (Users), que muestra qué usuarios están en línea o desconectados. - **Impresoras** (Printers) conectadas en cada ubicación. Haga clic en **Personalizar** (Customize) para elegir qué secciones se muestran, y en **Actualizar** (Refresh) para actualizar los datos. ![Página de inicio del panel de control](https://cdn-assets.productfruits.com/392c3497-6aa5-42e1-b209-eb430da1a698) *La página de inicio del Panel de control* ## **6\. Elija cómo se muestran las llamadas entrantes** Las llamadas entrantes aparecen en el lado derecho del panel de control. Puede elegir cómo se muestran en **Configuración** (Settings) > **Notificaciones y llamadas** > **Llamadas entrantes** (Incoming calls): - **Barra de llamadas fija** (Pinned callbar): el panel de llamadas permanece abierto a la derecha de cada página. - **Notificación** (Notification): un indicador **Listo** (Ready) se ubica en la parte superior derecha, y las llamadas se deslizan debajo de él como notificaciones. ![Elección de cómo se muestran las llamadas entrantes](https://cdn-assets.productfruits.com/dca52732-60ce-4df7-ba99-2e15e9899365) *Elegir cómo se muestran las llamadas entrantes* ## **7\. Conteste o ponga en espera una llamada** Cuando un visitante llama, aparece una notificación en el panel **Llamadas entrantes**. Le indica quién llama y desde dónde, para que pueda recibir al visitante de forma adecuada: - **Primera línea:** el nombre del botón que el visitante presionó en la estación, por ejemplo **Call Reception**. - **Segunda línea:** el nombre de la estación, seguido de su ubicación, por ejemplo **Board - North Gate Medical Clinic**. - **Temporizador:** cuánto tiempo lleva esperando el visitante, por ejemplo **19s**. ![Notificación de llamada entrante](https://cdn-assets.productfruits.com/2bc0b445-f287-4ba4-91af-495badaae101) *Una notificación de llamada entrante* Use los tres botones de la notificación: 1. **Colgar (ícono de teléfono rojo):** finaliza la llamada para usted y para el visitante. La llamada no se transfiere a otro usuario del grupo. 2. **Poner en espera (ícono de pausa):** pone al visitante en espera, por ejemplo cuando ya está en una llamada o no puede contestar de inmediato. La estación muestra “You have been put on hold” (Se le ha puesto en espera) para que el visitante sepa que lo atenderá en breve. Puede contestar cuando esté disponible. 3. **Contestar (ícono de teléfono verde):** inicia la videollamada con el visitante. **Cambiar entre llamadas:** mientras está en una videollamada, las nuevas llamadas siguen apareciendo como notificaciones. Haga clic en la nueva notificación para contestarla, por ejemplo para saludar al visitante e indicarle que lo atenderá enseguida. Luego puede alternar entre las dos videollamadas. Para obtener más información, lea [Funciones de llamada en vivo](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/funciones-de-llamada-en-vivo). ## **8\. Entienda cómo se enrutan las llamadas** Una llamada puede enviarse solo a usted o a un grupo de recepcionistas. Un grupo puede hacer sonar a varios recepcionistas al mismo tiempo hasta que alguien conteste, o hacerlos sonar uno tras otro en una cola de llamadas, pasando a la siguiente persona después de unos 30 segundos. Para obtener más información, lea [Grupos y cola de llamadas](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/grupos-y-cola-de-llamadas). ## **9\. Configure notificaciones de respaldo** Para que ningún visitante se quede esperando, también puede recibir avisos por otros canales. Vaya a **Configuración** > **Notificaciones y llamadas** y revise la sección **Cómo se comunican con usted** (How people reach you): - **Notificación por correo electrónico** (Email notification): reciba un correo electrónico cuando se presione su botón. - **Notificaciones por SMS** (SMS notifications): reciba un mensaje de texto cuando se presione su botón. - **WhatsApp:** reciba en WhatsApp una alerta de texto o un enlace de videollamada para unirse con un toque cuando una estación lo llame. - **Desvío de llamadas** (Call forwarding): desvíe la llamada a su teléfono móvil o fijo si no puede atenderla en Virtual Front Desk. - **Slack:** en **Aplicaciones conectadas** (Connected apps), reciba notificaciones de llamadas en Slack por mensaje directo y, opcionalmente, en un canal. ![Opciones de notificación por correo electrónico, SMS y WhatsApp](https://cdn-assets.productfruits.com/7ee53e31-4882-485a-b76b-7b2a561dce67) *Opciones de notificación por correo electrónico, SMS y WhatsApp* Estas opciones son útiles cuando se aleja de su escritorio. ## **10\. Reciba llamadas en su teléfono** La aplicación móvil de Virtual Front Desk, disponible en App Store y Google Play, le permite recibir videollamadas en su teléfono o tableta. La aplicación móvil está diseñada solo para contestar videollamadas. No incluye todas las herramientas disponibles cuando contesta una llamada desde una computadora. Para obtener más información, lea [Aplicación móvil para iPhone y iPad](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/aplicacion-movil-para-iphone-y-ipad). ## **11\. Monitoree sus vestíbulos** Con el monitoreo en vivo, una estación puede transmitir una vista de su vestíbulo al panel de control. Si ve a alguien esperando, haga clic en **Llamar** (Call) para llamar directamente a la estación. Esto abre la cámara de la estación y la suya para que pueda saludar al visitante sin que tenga que tocar la pantalla. Las transmisiones de monitoreo no tienen audio y no se graban. Los visitantes siguen viendo la pantalla de bienvenida normal mientras la transmisión está activa. Puede monitorear hasta cuatro vestíbulos a la vez. Los administradores eligen qué estaciones pueden transmitir en **Configuración** > **Monitoreo** (Monitoring). Para obtener más información, lea [Supervisión o transmisión en vivo de sus estaciones](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/supervision-o-transmision-en-vivo-de-sus-estaciones). ## **12\. Use las herramientas disponibles durante una llamada** Si llega otra llamada mientras está en una llamada, puede cambiar entre ambas. Por ejemplo, salude al nuevo visitante, indíquele que lo atenderá enseguida y vuelva a la primera llamada. Durante una videollamada puede hacer casi todo lo que haría un recepcionista en persona, incluido lo siguiente: - Escanear o fotografiar documentos de identidad - Tomar capturas de pantalla - Usar un escáner digital - Enviar texto a la pantalla de la estación - Enviar documentos para firmar - Imprimir documentos en la estación - Compartir su pantalla - Cobrar pagos - Abrir un sitio web de uso frecuente con el botón **Acceso rápido** (Quick Access), configurado en **Configuración** > **Notificaciones y llamadas** > **URL de acceso rápido** (Quick access URL) Para aprender a usar cada herramienta, lea [Funciones de llamada en vivo](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/funciones-de-llamada-en-vivo). ## **13\. Gestión de visitantes y contenido de la estación** Virtual Front Desk incluye un sistema completo de gestión de visitantes. Antes de llamar a alguien, los visitantes pueden usar la estación para: - Responder preguntas - Firmar documentos - Completar formularios en línea - Tomarse una selfie - Tomar una foto de su documento de identidad - Imprimir un gafete de visitante Los formularios de registro los crean sus administradores. La pantalla de bienvenida de una estación también puede mostrar un directorio de empleados, archivos PDF, códigos QR, formularios en línea y videos en bucle. ## **14\. El recepcionista de IA** Virtual Front Desk incluye un recepcionista de IA que saluda a los visitantes y responde preguntas frecuentes antes de que se haga una llamada a una persona. Esto reduce la cantidad de llamadas por preguntas repetidas. Cuando el recepcionista de IA no puede responder una pregunta, ofrece comunicar al visitante con alguien. Para obtener más información, lea la [Guía de configuración del agente de IA](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/guia-configuracion-agente-ia). ## **15\. Revise la actividad en el Historial** El **Historial** (History) del menú principal registra todo lo que sucede en su organización. Incluye los siguientes registros: - **Registros de llamadas** (Call logs): cada llamada, con su fecha, duración, quién contestó y los documentos o capturas guardados durante la llamada. - **Otras acciones** (Other actions): otra actividad de las estaciones, por ejemplo cuando un visitante abre un PDF o un código QR. - **Registros de entrada** (Sign-in logs): los registros de llegada de los visitantes, incluidas las respuestas de los formularios, los documentos firmados y las fotos. - **Registros de preinscripción** (Pre-registration logs): los visitantes que completaron un formulario de registro en su propio dispositivo antes de llegar. Estos visitantes solo escanean un código QR en la estación para registrar su llegada. - **Registros de transacciones** (Transaction logs): los pagos cobrados mediante Virtual Front Desk. - **Conversaciones de IA** (AI conversations): las conversaciones entre los visitantes y el recepcionista de IA. Puede buscar por nombre o correo electrónico del invitado, filtrar por ubicación, estación, usuario o estado, y exportar los resultados. ![Registros de llamadas en el Historial](https://cdn-assets.productfruits.com/ecd66c28-22ef-48ab-84dc-7a7d97eba9f3) *Registros de llamadas en el Historial* Para obtener más información, lea [Historial: registros de llamadas, de entrada, de preinscripción y de transacciones](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/historial-registros-llamadas-entrada-preinscripcion-transacciones). ## **Requisitos y soporte** ## **16\. Use una computadora y una conexión confiables** Virtual Front Desk se basa en video en vivo. Para obtener la mejor experiencia, use una conexión a internet estable y de alta velocidad y una computadora reciente con la versión más reciente de Chrome o Edge. Una red inestable o una computadora antigua pueden reducir la calidad de las llamadas. ## **17\. Obtenga ayuda** Haga clic en el botón **?** en la parte inferior derecha del panel de control para abrir: - **Centro de ayuda** (Help center): guías, pasos de configuración y respuestas. La plataforma está completamente documentada, y le animamos a explorar todo lo que Virtual Front Desk puede hacer. - **Chatear con soporte** (Chat with support): haga cualquier pregunta. Nuestro asistente responde primero, y puede pedir hablar con una persona de nuestro personal de soporte en cualquier momento. A través del chat podemos iniciar una videollamada o compartir pantallas para ayudarle directamente. El soporte en vivo está disponible de 7 a. m. a 7 p. m., hora del Este. - **Accesibilidad** (Accessibility): ajuste el contraste y el tamaño del texto, o active la compatibilidad con lectores de pantalla. ![Menú de ayuda](https://cdn-assets.productfruits.com/bb9a33c1-cc83-4236-96ee-b27993af10a8) *El menú de ayuda en la parte inferior derecha del panel de control*