--- title: "Registro de entrada de visitantes, salida y registro exprés con código QR" url: "https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/registro-de-entrada-de-visitantes-salida-y-registro-expres" language: "es" last_updated: "2026-10-14T15:16:22.121Z" --- # Registro de entrada de visitantes, salida y registro exprés con código QR Además: preinscripción, registro exprés y credenciales de visitante **Registro de entrada de visitantes, salida y registro exprés con código QR** *Además: preinscripción, registro exprés y credenciales de visitante* El registro de entrada de visitantes le permite registrar a cada visitante que llega a su estación. Puede crear su propio formulario con preguntas personalizadas, hacer que los visitantes lean y firmen PDF como acuerdos de confidencialidad, mostrar un formulario en línea mediante un [iFrame](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/documentos-pdf-codigos-qr-e-iframes), tomar una selfie o una foto de la identificación del visitante, e [imprimir una credencial de visitante](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/impresora-impresion-de-credenciales-y-documentos). Una vez completado el formulario, la estación notifica al anfitrión por videollamada, llamada telefónica, SMS o correo electrónico, según su configuración. Los visitantes también pueden ser invitados con anticipación, desde el panel de control o directamente desde una reunión de Microsoft Outlook. Se preinscriben en su propia computadora o teléfono y luego usan el **Registro exprés** (Express sign-in) en la estación escaneando un código QR o ingresando un código de 4 dígitos. La credencial se imprime automáticamente y se notifica al anfitrión, exactamente igual que si el visitante hubiera completado el formulario en la estación. ## **Crear un formulario de registro de entrada de visitantes** 1. En el menú principal, haga clic en **Registro de visitantes** (Visitor sign-in). 2. Haga clic en **Agregar formulario** (Add form). 3. Complete las cinco pestañas del formulario: **Nombre** (Name), **Notificaciones** (Notifications), **Formulario de registro** (Sign-in form), **Opciones** (Options) y **Preinscripción** (Pre-registration). Cada pestaña se describe a continuación. Para editar un formulario existente, haga clic en el ícono de lápiz junto a él. Use **Duplicar formulario** (Duplicate form) para crear un formulario nuevo a partir de una copia de uno existente. ## **Agregar el formulario a un botón de la estación** Un formulario aparece en una estación solo cuando está vinculado a un botón: 1. En el menú principal, haga clic en **Estaciones** (Stations), abra la estación y vaya a la pestaña **Botones** (Buttons). 2. Agregue o edite un botón y, en **Acción del botón** (Button action), seleccione **Registro de visitantes**. 3. Elija su formulario de registro y haga clic en **Guardar cambios** (Save changes). Para más información sobre los botones, lea [Crear estaciones](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/leer-primero-crear-estaciones). ## **Nombre** Elija un nombre para su formulario de registro. El nombre le ayuda a identificar y seleccionar el formulario correcto cuando configura un botón de la estación. ## **Notificaciones** Esta pestaña controla lo que ocurre después de que un visitante se registra. - **Enviar una copia por correo electrónico al visitante después del registro** (Email a copy to the visitor after sign-in): envía al visitante un correo electrónico de confirmación. - **Enviar una notificación al anfitrión después del registro** (Send a notification to host after sign in): notifica a la persona que el visitante vino a ver. - **Iniciar una videollamada después del registro** (Start a video call after sign-in): llama al anfitrión por video en cuanto el visitante se registra. Cuando está desactivada, el anfitrión recibe solo notificaciones por SMS o correo electrónico. - **Seleccionar entre grupos o usuarios** (Select between groups or users): elija si los visitantes seleccionan a un usuario individual o a un grupo. - **Deseleccionar usuarios para ocultarlos de la lista** (Unselect users to hide from the list): elija qué usuarios pueden seleccionar los visitantes como anfitrión. **Consejo:** si solo se ofrece un anfitrión (un usuario o un grupo), no se les pide a los visitantes que elijan un anfitrión. En cuanto completan el formulario de registro, la estación contacta directamente a ese anfitrión. **Grupos en modo Lista:** si los visitantes eligen un grupo, o el formulario siempre contacta a un grupo, y ese grupo usa el modo de llamada **Lista** (List), la estación muestra a las personas del grupo después del registro y el visitante elige a la persona que viene a ver. Solo se llama o se notifica a esa persona. Para más información, lea [Grupos y cola de llamadas](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/grupos-y-cola-de-llamadas). ![](https://cdn-assets.productfruits.com/b62fd5f0-15c4-4bcf-9bbc-bc50289c2bd3) *La pestaña Notificaciones* Que cada anfitrión reciba la notificación por SMS, correo electrónico, llamada telefónica o videollamada depende de la configuración de notificaciones de ese usuario. **Usuarios de Microsoft Teams:** las notificaciones por SMS y correo electrónico no están disponibles para los usuarios que reciben llamadas en Microsoft Teams. Los usuarios de Microsoft Teams que forman parte de un grupo deben usar la cola de llamadas de Virtual Front Desk asociada a ese grupo. Como alternativa para las llamadas grupales, puede seleccionar una cola de llamadas u operadora automática de Microsoft Teams creada en el centro de administración de Teams. Impórtela como un usuario estándar de Azure y active el interruptor **Cola de llamadas de MS Teams** (MS Teams Call Queue) para que Virtual Front Desk la trate como una cola de llamadas y no como un usuario regular. Para más información, lea [Integración con MS Teams para videollamadas, cola de llamadas y operadora automática](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/integracion-ms-teams-videollamadas-cola-de-llamadas-operadora-automatica). ## **Formulario de registro** ## **Agregar campos** Cree el formulario agregando los campos que los visitantes deben completar. **Nombre completo** (Full name) siempre está incluido y es obligatorio. Haga clic en **Agregar campo** (Add field) para agregar más, elija el tipo de cada campo, asígnele un nombre y decida si es obligatorio. Arrastre los controles o use las flechas para cambiar el orden. Algunos campos pueden ser obligatorios según las opciones que active. Por ejemplo, enviar un resumen del registro al visitante requiere un campo de correo electrónico, y los mensajes de emergencia requieren un campo de número de móvil. ## **Documentos / iFrame** Active **Documentos / iFrame** (Documents / iFrame) para agregar un documento o un formulario en línea al proceso de registro, y luego elija el tipo de contenido: - **Documento (PDF)** (Document (PDF)): elija un PDF de su **Biblioteca de contenido** (Content library) o haga clic en **Subir documento** (Upload document). Active **Requiere firma** (Requires signature) si los visitantes deben firmarlo, por ejemplo en el caso de un acuerdo de confidencialidad. - **Contenido personalizado (iframe)** (Custom content (iframe)): muestre una página web o un formulario en línea, como un formulario de Jotform o de Google Forms, directamente en la estación. El formulario en línea debe permitir la inserción en iFrame. Para más información, lea [Documentos, PDF, códigos QR e iFrames](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/documentos-pdf-codigos-qr-e-iframes). ![](https://cdn-assets.productfruits.com/94a178f7-b810-4eca-b069-bbcdc12938b3) *La sección Documentos / iFrame del formulario de registro* ## **Mensaje de registro** Personalice el mensaje que se muestra a los visitantes después de registrarse y elija cuánto tiempo permanece en pantalla (entre 1 y 30 segundos). ## **Opciones** La pestaña **Opciones** le permite activar funciones avanzadas para completar la experiencia de registro. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/b7cafe2a-eca9-4092-b31f-d1db310333dc) *La pestaña Opciones* - **Salida** (Sign out): pide a los visitantes que registren su salida cuando se van. Una vez activada, **Salida** queda disponible como acción de botón en sus estaciones. Consulte *Salida de visitantes* más abajo. - **Selfie** (Selfie): pide a los visitantes que se tomen una selfie durante el registro. La selfie puede imprimirse en la credencial de visitante y se guarda en sus registros de entrada. - **Preinscripción** (Pre-registration): habilita la preinscripción y las invitaciones con código QR. Consulte *Preinscripción y registro exprés* más abajo. - **Foto de la identificación** (ID card photo): pide a los visitantes que fotografíen el anverso y el reverso de su documento de identidad. - **Mostrar el anfitrión a todos los usuarios** (Show host to all users): permite que todos los usuarios, y no solo los administradores, vean la información del anfitrión en los registros de entrada. - **Enviar resumen del registro al visitante por correo electrónico** (Send sign-in summary to visitor by email): envía a los visitantes los detalles de su registro por correo electrónico. El formulario debe incluir un campo de correo electrónico. - **Enviar resumen del registro al anfitrión por correo electrónico** (Send sign-in summary to host by email): envía al anfitrión un correo electrónico con los detalles del registro del visitante después de cada registro. - **Mensaje de emergencia** (Emergency message): habilita las alertas de emergencia por SMS a los visitantes que se registraron con este formulario. El formulario debe incluir un campo de número de móvil. [Mensaje de emergencia](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/mensaje-de-emergencia) - **Credencial de visitante (requiere impresora)** (Visitor badge (printer needed)): imprime una credencial después de cada registro. Consulte *Credencial de visitante* más abajo. ## **Salida de visitantes** Cuando **Salida** está activada, agregue un botón de salida a su estación: 1. Abra la pestaña **Botones** de la estación y agregue o edite un botón. 2. En **Acción del botón**, seleccione **Salida** y elija el formulario de registro al que se aplica. 3. Haga clic en **Guardar cambios**. Al irse, los visitantes presionan el botón, ingresan la primera letra de su nombre, seleccionan su nombre en la lista y confirman. Puede ver quién registró su entrada y su salida, con la información que proporcionó, en **Historial > Registros de entrada** (History > Sign-in logs). Para más información, lea [Historial: registros de llamadas, otras acciones, registros de entrada, registros de preinscripción, registros de transacciones y conversaciones de IA](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/historial-registros-llamadas-entrada-preinscripcion-transacciones). ## **Credencial de visitante** Active **Credencial de visitante (requiere impresora)** para imprimir una credencial cada vez que un visitante se registra. Puede configurar: - **Texto del encabezado** (Header text): el título impreso en la parte superior de la credencial, como “Visitante”. - **Campos seleccionados** (Selected fields): los campos del formulario impresos en la credencial. Elija un campo y haga clic en **Agregar campo**. - **Texto personalizado del pie** (Custom footer text): una línea opcional en la parte inferior de la credencial. - **Logotipo de la empresa** (Company logo): su logotipo, en proporción 1:1 o 2:1. - **Opciones de la credencial** (Badge options): agregue la selfie del visitante y muestre la fecha y la hora. La **Vista previa de la credencial** (Badge preview) se actualiza a medida que hace cambios. Haga clic en **Imprimir credencial de prueba** (Test print badge) para imprimir una muestra. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/c5251e4d-73b2-4245-9ecd-dd77cb980a39) *Configuración y vista previa de la credencial de visitante* Para configurar su impresora de etiquetas, lea [Impresora, impresión de credenciales y documentos](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/impresora-impresion-de-credenciales-y-documentos). ## **Preinscripción y registro exprés** Con **Preinscripción** activada, puede invitar a los visitantes antes de que lleguen. Ellos completan el formulario de registro en su propia computadora o teléfono y luego se registran en la estación en segundos con el registro exprés. ## **Enviar una invitación** 1. Abra su formulario y vaya a la pestaña **Preinscripción**. 2. Haga clic en **Nueva invitación** (New invitation). 3. Seleccione la **Ubicación** (Location) y el **Anfitrión** (Host), e ingrese el **Nombre del visitante** (Visitor name). 4. Elija el **Método de invitación** (Invitation method): **Correo electrónico** (Email), **SMS** o **Ambos** (Both), e ingrese la dirección de correo electrónico del visitante, su número de teléfono o ambos. 5. Ingrese la **Fecha de la visita** (Visit date) y, opcionalmente, la hora de inicio y de fin de la visita y un mensaje personalizado. 6. Haga clic en **Enviar invitación** (Send invitation). ![](https://cdn-assets.productfruits.com/15adee52-c458-42e4-aade-a588d683d53b) *Creación de una nueva invitación* Para invitar a varios visitantes a la vez, haga clic en **Invitaciones masivas** (Bulk invitations). El visitante recibe la invitación con instrucciones sencillas paso a paso para preinscribirse. ## **Enviar preinscripciones desde Microsoft Outlook** Con el complemento **Virtual Front Desk for Outlook**, los anfitriones pueden enviar preinscripciones directamente desde su calendario de Outlook mientras crean una reunión, sin iniciar sesión en el panel de control de Virtual Front Desk. **Instalar el complemento (administrador, una sola vez):** 1. En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a **Configuración > Aplicaciones integradas > Obtener aplicaciones** (Settings > Integrated apps > Get apps). 2. Busque **Virtual Front Desk for Outlook** e instálelo. 3. Asigne los usuarios que pueden usarlo y elija el método de implementación. **Enviar una preinscripción desde una reunión:** 1. En Outlook, cree una nueva reunión, agregue a sus invitados y complete los detalles de la reunión. 2. Haga clic en **Virtual Front Desk for Outlook** en la esquina superior derecha de la ventana de la reunión. 3. Seleccione la ubicación de la reunión, el anfitrión (entre sus usuarios de Virtual Front Desk) y el formulario de registro que deben completar. Los asistentes externos se seleccionan automáticamente, y también puede seleccionar asistentes internos si es necesario. 4. Haga clic en **Enviar preinscripciones** (Send Pre-Registrations). Sus invitados reciben de inmediato un correo electrónico con un enlace para completar el formulario de registro. 5. Envíe su invitación de reunión de Outlook como de costumbre para que la reunión se agregue al calendario de todos. ![](https://cdn-assets.productfruits.com/f2bb9c43-61e5-4e8b-a36c-b6487500b9df) *El complemento Virtual Front Desk for Outlook en una nueva reunión* El complemento muestra luego el estado de cada preinscripción, con la opción de eliminarla. Haga clic en **Ver panel de control** (View dashboard) para abrir Virtual Front Desk, iniciando sesión con el SSO de Microsoft y la misma dirección de correo electrónico. **Nota:** el complemento está disponible únicamente en el calendario de Outlook. No está disponible desde el calendario de Microsoft Teams. Para más información, lea [Complemento del calendario de Outlook para preinscripción y registro exprés con código QR](https://help.virtualfrontdesk.com/es/article/complemento-outlook-preinscripcion-registro-expres-codigo-qr). ## **Registro exprés en la estación** Cuando llegan, los visitantes preinscritos escanean su código QR en la estación o ingresan su código de 4 dígitos. La credencial se imprime automáticamente y se notifica al anfitrión, exactamente igual que si el visitante hubiera completado el formulario en la estación. ## **Seguimiento de sus preinscripciones** La pestaña **Preinscripción** enumera cada invitación con el correo electrónico, el nombre, la fecha de visita y el estado del visitante: - **Pendiente** (Pending): la invitación se envió, pero el visitante aún no ha completado el formulario. - **Preinscrito** (Pre-Registered): el visitante completó el formulario antes de llegar. - **Completado** (Completed): el visitante llegó y se registró en la estación. Haga clic en **Reenviar invitación** (Resend invite) para enviar una invitación de nuevo, o en el ícono de ojo para ver sus detalles. Haga clic en **Actualizar** (Refresh) para actualizar los estados. Toda la actividad de preinscripción también se registra en **Historial > Registros de preinscripción** (History > Pre-registration logs), y cada visitante que se registra se guarda en **Historial > Registros de entrada**.