--- title: "Onboarding-Tutorial für neue Benutzer" url: "https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/onboarding-fuer-neue-benutzer" language: "de" last_updated: "2026-10-13T16:54:15.115Z" --- # Onboarding-Tutorial für neue Benutzer ![](https://cdn-assets.productfruits.com/97fd3e73-e4bc-44f2-a4c6-e6ac6d8c50d0) **Onboarding-Tutorial für neue Benutzer** **Willkommen bei Virtual Front Desk!** Virtual Front Desk bietet Organisationen eine flexible Möglichkeit, einen Empfang zu betreiben, ohne dass jemand physisch am Empfangstresen anwesend ist. Besucher nutzen eine Station, um sich anzumelden, Informationen zu finden, einen Mitarbeiter zu benachrichtigen oder per Video mit einer Person live zu sprechen. Virtual Front Desk besteht aus zwei Hauptteilen: 1. **Die Station.** Ein Tablet, ein Kiosk oder ein All-in-One-Gerät in einer Lobby, einem Empfangsbereich oder an einem Servicestandort. Besucher wählen an der Station aus den verfügbaren Optionen, zum Beispiel einen Mitarbeiter kontaktieren, sich anmelden, Hilfe anfordern oder einen Videoanruf starten. 2. **Das Dashboard.** Die Webanwendung unter app.virtualfrontdesk.com, in der sich Empfangsmitarbeiter und andere Benutzer anmelden, um Anrufe von einer oder mehreren Stationen zu empfangen und anzunehmen. Je nachdem, wie Ihre Organisation Virtual Front Desk eingerichtet hat, kann eine Station Benutzer über folgende Wege erreichen: - Videoanruf im Virtual Front Desk Dashboard - Die Virtual Front Desk Mobile App - Microsoft Teams - E-Mail - SMS - WhatsApp - Slack - Einen Telefonanruf über Anrufweiterleitung Dieser Artikel richtet sich an normale Benutzer und Empfangsmitarbeiter, nicht an Administratoren, die die Plattform konfigurieren. Wenn Sie Videoanrufe im Virtual Front Desk Dashboard empfangen werden, folgen Sie den Schritten unten, um Ihr Konto einzurichten und zu lernen, wie Sie Anrufe empfangen und verwalten. **Hinweis für Microsoft Teams Benutzer:** Aus Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) importierte Benutzer erhalten keine E-Mail-Einladung zur Anmeldung bei app.virtualfrontdesk.com. Wenn die Microsoft Teams Integration eingerichtet ist, erhalten diese Benutzer Stationsanrufe direkt in Teams und müssen sich nie bei Virtual Front Desk anmelden. ## **Erste Schritte** ## **1\. Nehmen Sie Ihre Einladung an und melden Sie sich in der richtigen Region an** Ihr Administrator sendet Ihnen eine E-Mail-Einladung, um der Organisation beizutreten. Melden Sie sich unter app.virtualfrontdesk.com an und wählen Sie dieselbe Region wie Ihre Organisation: - **USA:** .com - **Kanada:** .ca - **Europa:** .global - **Asien:** .asia Wenn Sie sich in der falschen Region anmelden, wird für Sie ein neues, separates Konto erstellt. Melden Sie sich ab, melden Sie sich mit der richtigen Region erneut an und wählen Sie Ihre Organisation aus. ## **2\. Wählen Sie die richtige Organisation aus** Ein Benutzer kann mehreren Organisationen angehören. Wenn Sie Virtual Front Desk zum Beispiel schon vor Erhalt einer Einladung genutzt haben, haben Sie möglicherweise auch eine eigene Organisation, deren Eigentümer Sie sind. Klicken Sie oben links im Dashboard auf den Namen der Organisation, um alle Organisationen zu sehen, denen Sie angehören, und Ihre Rolle in jeder davon. Achten Sie immer darauf, dass die Organisation ausgewählt ist, für die Sie arbeiten. Ein Häkchen zeigt die aktive Organisation an. ![Organisationsauswahl](https://cdn-assets.productfruits.com/e3b493fc-706c-411d-80ea-1ecd11b459fd) *Die Organisationsauswahl oben links im Dashboard* ## **3\. Lassen Sie das Dashboard geöffnet und aktivieren Sie den Ton** Virtual Front Desk ist eine Webanwendung, und das Dashboard läuft in Ihrem Browser. Wir empfehlen Google Chrome oder Microsoft Edge. Sie können in anderen Anwendungen weiterarbeiten: Solange das Dashboard in einem Browser-Tab geöffnet bleibt, werden Sie über eingehende Anrufe benachrichtigt. Wenn Sie das Dashboard öffnen oder aktualisieren, erscheint die Meldung **Tonbenachrichtigungen aktivieren** (Enable sound notifications). Klicken Sie auf **Aktivieren** (Enable), damit das Dashboard bei einem eingehenden Anruf einen Ton abspielen kann. **Tipp:** Installieren Sie Virtual Front Desk in Chrome als App, indem Sie auf das Installationssymbol in der Adressleiste klicken. Die App erhält ein eigenes Fenster und eine Desktopverknüpfung, und Sie müssen den Ton nicht bei jedem Aktualisieren der Seite erneut aktivieren. ## **4\. Erlauben und wählen Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon** Um Videoanrufe zu empfangen, muss Ihr Browser Ihre Kamera und Ihr Mikrofon verwenden und Benachrichtigungen anzeigen dürfen. Akzeptieren Sie diese Berechtigungsanfragen, wenn Ihr Browser sie anzeigt. So wählen Sie aus, welche Kamera und welches Mikrofon Virtual Front Desk verwendet: 1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben Ihrem Namen unten links im Dashboard. 2. Wählen Sie unter **Persönlich** (Personal) den Eintrag **Benachrichtigungen und Anrufe** (Notifications & calls). 3. Wählen Sie unter **Kamera und Mikrofon** (Camera and microphone) Ihre Geräte aus. Änderungen werden sofort gespeichert. Auf derselben Seite können Sie auch einen **Videohintergrund** (Video background) festlegen (nur in Chrome verfügbar). ![Auswahl von Kamera und Mikrofon](https://cdn-assets.productfruits.com/96254b82-ca64-46ae-8e0b-a8238ea3493e) *Auswahl einer Kamera und eines Mikrofons unter Benachrichtigungen und Anrufe* Der Zugriff auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon wird von Ihrem Browser gesteuert, nicht von Virtual Front Desk. Wenn Ihre Kamera oder der Ton nach Auswahl des richtigen Geräts weiterhin nicht funktionieren, prüfen Sie die Websiteberechtigungen Ihres Browsers sowie die Ton- und Kameraeinstellungen Ihres Computers. ## **Das Dashboard verwenden** ## **5\. Lernen Sie das Dashboard kennen** Über das Hauptmenü links gelangen Sie zu **Dashboard** (Dashboard), **Analysen** (Analytics), **Stationen** (Stations), **Benutzerverwaltung** (User management), **Besucheranmeldung** (Visitor sign-in), **Inhaltsbibliothek** (Content library) und **Verlauf** (History). Die Startseite des **Dashboards** bietet Ihnen einen Überblick über Ihre Organisation: - **Aktivitätskarten** (Activity cards) mit den Anrufen von heute, der durchschnittlichen Wartezeit bis zur Annahme eines Anrufs, der durchschnittlichen Anrufdauer und den Anrufen dieser Woche. - **Live-Überwachung** (Live monitoring) der Stationen, die Sie sehen dürfen. - **Stationen**, mit dem Status und der Netzwerkstärke jeder Station sowie einer Schaltfläche **Anrufen** (Call), um eine Station direkt anzurufen. - **Benutzer** (Users), mit der Anzeige, welche Benutzer online oder offline sind. - **Drucker** (Printers), die an den einzelnen Standorten angeschlossen sind. Klicken Sie auf **Anpassen** (Customize), um festzulegen, welche Bereiche angezeigt werden, und auf **Aktualisieren** (Refresh), um die Daten zu aktualisieren. ![Startseite des Dashboards](https://cdn-assets.productfruits.com/392c3497-6aa5-42e1-b209-eb430da1a698) *Die Startseite des Dashboards* ## **6\. Legen Sie fest, wie eingehende Anrufe angezeigt werden** Eingehende Anrufe erscheinen rechts im Dashboard. Wie sie angezeigt werden, legen Sie unter **Einstellungen** (Settings) > **Benachrichtigungen und Anrufe** > **Eingehende Anrufe** (Incoming calls) fest: - **Angeheftete Anrufleiste** (Pinned callbar): Das Anrufpanel bleibt rechts auf jeder Seite geöffnet. - **Benachrichtigung** (Notification): Oben rechts befindet sich eine Anzeige **Bereit** (Ready), und Anrufe gleiten als Benachrichtigungen darunter ein. ![Auswahl der Anzeige eingehender Anrufe](https://cdn-assets.productfruits.com/dca52732-60ce-4df7-ba99-2e15e9899365) *Festlegen, wie eingehende Anrufe angezeigt werden* ## **7\. Nehmen Sie einen Anruf an oder halten Sie ihn** Wenn ein Besucher anruft, erscheint eine Benachrichtigung im Bereich **Eingehende Anrufe**. Sie zeigt Ihnen, wer anruft und von wo, damit Sie den Besucher passend begrüßen können: - **Erste Zeile:** der Name der Schaltfläche, die der Besucher an der Station gedrückt hat, zum Beispiel **Call Reception**. - **Zweite Zeile:** der Name der Station, gefolgt von ihrem Standort, zum Beispiel **Board - North Gate Medical Clinic**. - **Timer:** wie lange der Besucher bereits wartet, zum Beispiel **19s**. ![Benachrichtigung über einen eingehenden Anruf](https://cdn-assets.productfruits.com/2bc0b445-f287-4ba4-91af-495badaae101) *Eine Benachrichtigung über einen eingehenden Anruf* Verwenden Sie die drei Schaltflächen der Benachrichtigung: 1. **Auflegen (rotes Telefonsymbol):** beendet den Anruf für Sie und den Besucher. Der Anruf wird nicht an einen anderen Benutzer der Gruppe weitergegeben. 2. **Halten (Pausensymbol):** setzt den Besucher in die Warteschleife, zum Beispiel wenn Sie bereits in einem Anruf sind oder nicht sofort annehmen können. Die Station zeigt „You have been put on hold“ (Sie wurden in die Warteschleife gesetzt) an, damit der Besucher weiß, dass Sie gleich für ihn da sind. Sie können annehmen, sobald Sie verfügbar sind. 3. **Annehmen (grünes Telefonsymbol):** startet den Videoanruf mit dem Besucher. **Zwischen Anrufen wechseln:** Während eines Videoanrufs erscheinen neue Anrufe weiterhin als Benachrichtigungen. Klicken Sie auf die neue Benachrichtigung, um sie anzunehmen, zum Beispiel um den Besucher zu begrüßen und ihm mitzuteilen, dass Sie gleich für ihn da sind. Anschließend können Sie zwischen den beiden Videoanrufen hin und her wechseln. Mehr dazu erfahren Sie unter [Funktionen im Live-Anruf](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/funktionen-im-live-anruf). ## **8\. Verstehen Sie, wie Anrufe weitergeleitet werden** Ein Anruf kann nur an Sie oder an eine Gruppe von Empfangsmitarbeitern gehen. Eine Gruppe kann mehrere Empfangsmitarbeiter gleichzeitig klingeln lassen, bis jemand annimmt, oder sie nacheinander in einer Anrufwarteschlange klingeln lassen, wobei nach etwa 30 Sekunden zur nächsten Person gewechselt wird. Mehr dazu erfahren Sie unter [Gruppen und Anrufwarteschlange](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/gruppen-und-anrufwarteschlange). ## **9\. Richten Sie Ersatzbenachrichtigungen ein** Damit kein Besucher warten muss, können Sie auch über andere Kanäle benachrichtigt werden. Gehen Sie zu **Einstellungen** > **Benachrichtigungen und Anrufe** und prüfen Sie den Bereich **Wie Sie erreicht werden** (How people reach you): - **E-Mail-Benachrichtigung** (Email notification): Erhalten Sie eine E-Mail, wenn Ihre Schaltfläche gedrückt wird. - **SMS-Benachrichtigungen** (SMS notifications): Erhalten Sie eine SMS, wenn Ihre Schaltfläche gedrückt wird. - **WhatsApp:** Erhalten Sie auf WhatsApp entweder eine Textbenachrichtigung oder einen Videoanruf-Link zum Beitreten per Fingertipp, wenn eine Station Sie anruft. - **Anrufweiterleitung** (Call forwarding): Leiten Sie den Anruf an Ihr Mobiltelefon oder Festnetz weiter, wenn Sie ihn nicht in Virtual Front Desk annehmen können. - **Slack:** Erhalten Sie unter **Verbundene Apps** (Connected apps) Anrufbenachrichtigungen in Slack per Direktnachricht und optional in einem Kanal. ![Benachrichtigungsoptionen per E-Mail, SMS und WhatsApp](https://cdn-assets.productfruits.com/7ee53e31-4882-485a-b76b-7b2a561dce67) *Benachrichtigungsoptionen per E-Mail, SMS und WhatsApp* Diese Optionen sind nützlich, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. ## **10\. Empfangen Sie Anrufe auf Ihrem Telefon** Mit der Virtual Front Desk Mobile App, erhältlich im App Store und bei Google Play, können Sie Videoanrufe auf Ihrem Telefon oder Tablet empfangen. Die Mobile App ist nur für die Annahme von Videoanrufen gedacht. Sie enthält nicht alle Werkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie einen Anruf am Computer annehmen. Mehr dazu erfahren Sie unter [Mobile App für iPhone und iPad](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/mobile-app-fuer-iphone-und-ipad). ## **11\. Überwachen Sie Ihre Lobbys** Mit der Live-Überwachung kann eine Station eine Ansicht Ihrer Lobby an das Dashboard streamen. Wenn Sie jemanden warten sehen, klicken Sie auf **Anrufen** (Call), um die Station direkt anzurufen. Dadurch werden die Kamera der Station und Ihre eigene geöffnet, sodass Sie den Besucher begrüßen können, ohne dass er den Bildschirm berühren muss. Überwachungsstreams haben keinen Ton und werden nicht aufgezeichnet. Besucher sehen weiterhin den normalen Begrüßungsbildschirm, während der Stream aktiv ist. Sie können bis zu vier Lobbys gleichzeitig überwachen. Administratoren legen unter **Einstellungen** > **Überwachung** (Monitoring) fest, welche Stationen streamen dürfen. Mehr dazu erfahren Sie unter [Überwachung oder Live-Streaming Ihrer Stationen](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/ueberwachung-oder-live-streaming-ihrer-stationen). ## **12\. Nutzen Sie die Werkzeuge während eines Anrufs** Wenn während eines Anrufs ein weiterer Anruf eingeht, können Sie zwischen beiden wechseln. Begrüßen Sie zum Beispiel den neuen Besucher, teilen Sie ihm mit, dass Sie gleich für ihn da sind, und kehren Sie zum ersten Anruf zurück. Während eines Videoanrufs können Sie fast alles tun, was ein Empfangsmitarbeiter vor Ort tun würde, unter anderem: - Ausweisdokumente scannen oder fotografieren - Screenshots erstellen - Einen digitalen Scanner verwenden - Text an den Bildschirm der Station senden - Dokumente zur Unterschrift senden - Dokumente an der Station drucken - Ihren Bildschirm teilen - Zahlungen entgegennehmen - Eine häufig genutzte Website mit der Schaltfläche **Schnellzugriff** (Quick Access) öffnen, die unter **Einstellungen** > **Benachrichtigungen und Anrufe** > **Schnellzugriffs-URL** (Quick access URL) eingerichtet wird Wie Sie die einzelnen Werkzeuge verwenden, erfahren Sie unter [Funktionen im Live-Anruf](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/funktionen-im-live-anruf). ## **13\. Besucherverwaltung und Stationsinhalte** Virtual Front Desk enthält ein vollständiges Besucherverwaltungssystem. Bevor sie jemanden anrufen, können Besucher an der Station: - Fragen beantworten - Dokumente unterschreiben - Online-Formulare ausfüllen - Ein Selfie aufnehmen - Ein Foto ihres Ausweises aufnehmen - Einen Besucherausweis drucken Anmeldeformulare werden von Ihren Administratoren erstellt. Der Begrüßungsbildschirm einer Station kann außerdem ein Mitarbeiterverzeichnis, PDFs, QR-Codes, Online-Formulare und Videos in Endlosschleife anzeigen. ## **14\. Die KI-Empfangskraft** Virtual Front Desk enthält eine KI-Empfangskraft, die Besucher begrüßt und häufige Fragen beantwortet, bevor ein Anruf an eine Person gestellt wird. Das verringert die Anzahl der Anrufe zu wiederkehrenden Fragen. Wenn die KI-Empfangskraft eine Frage nicht beantworten kann, bietet sie an, den Besucher mit jemandem zu verbinden. Mehr dazu erfahren Sie im [Einrichtungsleitfaden für den KI-Agenten](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/ki-agent-einrichten). ## **15\. Aktivitäten im Verlauf prüfen** Der **Verlauf** (History) im Hauptmenü erfasst alles, was in Ihrer Organisation geschieht. Er enthält die folgenden Protokolle: - **Anrufprotokolle** (Call logs): jeder Anruf mit Datum, Dauer, wer angenommen hat und allen während des Anrufs gespeicherten Dokumenten oder Aufnahmen. - **Weitere Aktionen** (Other actions): sonstige Stationsaktivitäten, zum Beispiel wenn ein Besucher ein PDF oder einen QR-Code öffnet. - **Anmeldeprotokolle** (Sign-in logs): Besucheranmeldungen, einschließlich Formularantworten, unterschriebener Dokumente und Fotos. - **Voranmeldungsprotokolle** (Pre-registration logs): Besucher, die vor ihrer Ankunft ein Anmeldeformular auf ihrem eigenen Gerät ausgefüllt haben. Diese Besucher scannen an der Station einfach einen QR-Code, um sich anzumelden. - **Transaktionsprotokolle** (Transaction logs): Zahlungen, die über Virtual Front Desk entgegengenommen wurden. - **KI-Gespräche** (AI conversations): Gespräche zwischen Besuchern und der KI-Empfangskraft. Sie können nach Name oder E-Mail-Adresse des Gastes suchen, nach Standort, Station, Benutzer oder Status filtern und die Ergebnisse exportieren. ![Anrufprotokolle im Verlauf](https://cdn-assets.productfruits.com/ecd66c28-22ef-48ab-84dc-7a7d97eba9f3) *Anrufprotokolle im Verlauf* Mehr dazu erfahren Sie unter [Verlauf: Anrufprotokolle, Anmeldeprotokolle, Voranmeldungsprotokolle und Transaktionsprotokolle](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/verlauf-anrufprotokolle-anmeldeprotokolle-voranmeldungsprotokolle-und-transaktionsprotokolle). ## **Anforderungen und Support** ## **16\. Verwenden Sie einen zuverlässigen Computer und eine stabile Verbindung** Virtual Front Desk basiert auf Live-Video. Für die beste Erfahrung verwenden Sie eine stabile Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung und einen aktuellen Computer mit der neuesten Version von Chrome oder Edge. Ein instabiles Netzwerk oder ein älterer Computer kann die Anrufqualität beeinträchtigen. ## **17\. Hilfe erhalten** Klicken Sie unten rechts im Dashboard auf die Schaltfläche **?**, um Folgendes zu öffnen: - **Hilfecenter** (Help center): Anleitungen, Einrichtungsschritte und Antworten. Die Plattform ist vollständig dokumentiert, und wir ermutigen Sie, alles zu erkunden, was Virtual Front Desk kann. - **Mit dem Support chatten** (Chat with support): Stellen Sie beliebige Fragen. Zuerst antwortet unser Assistent, und Sie können jederzeit verlangen, mit einer Person aus unserem Support-Personal zu sprechen. Über den Chat können wir einen Videoanruf starten oder Bildschirme teilen, um Ihnen direkt zu helfen. Der Live-Support ist von 7:00 bis 19:00 Uhr Eastern Time verfügbar. - **Barrierefreiheit** (Accessibility): Passen Sie Kontrast und Textgröße an oder aktivieren Sie die Unterstützung für Bildschirmleser. ![Hilfemenü](https://cdn-assets.productfruits.com/bb9a33c1-cc83-4236-96ee-b27993af10a8) *Das Hilfemenü unten rechts im Dashboard*