--- title: "FAQ: Virtual Front Desk verwenden" url: "https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/faq-wie-ist-der-kundensupport-von-virtual-front-desk" language: "de" last_updated: "2026-10-13T18:23:06.967Z" --- # FAQ: Virtual Front Desk verwenden ## **FAQ: Virtual Front Desk verwenden** *Ein Überblick darüber, was Virtual Front Desk ist, wie es funktioniert und was Sie damit tun können. Jede Antwort verweist auf die vollständige Anleitung.* ## **Das große Ganze** ### **Was ist Virtual Front Desk?** Virtual Front Desk ist eine Plattform für virtuellen Empfang. Ein Touchscreen in Ihrem Eingangsbereich begrüßt Besucher, meldet sie an und verbindet sie per Live-Video mit einer echten Person aus Ihrem Personal, wo auch immer sich diese befindet. Eine einzige Empfangskraft kann Besucher an mehreren Eingängen, in mehreren Gebäuden oder Städten gleichzeitig empfangen, und Ihr Empfang bleibt nie unbesetzt. ### **Wie funktioniert Virtual Front Desk?** Ein Besucher tritt an den Bildschirm in Ihrem Eingangsbereich und tippt auf eine Schaltfläche, zum Beispiel „Empfang“ oder „Lieferungen“. Der Anruf klingelt bei der richtigen Person oder Gruppe Ihres Personals, auf deren Computer, Telefon oder in Microsoft Teams. Diese Person sieht den Besucher und spricht von Angesicht zu Angesicht mit ihm und kann ihm helfen, sich anzumelden, Dokumente zu unterschreiben oder seinen Ausweis vorzuzeigen, genau wie an einem physischen Empfang. Jeder Besuch und jeder Anruf wird in Ihrem Verlauf protokolliert. ### **Aus welchen zwei Teilen besteht Virtual Front Desk?** - **Die Station:** der Bildschirm, den Ihre Besucher in Ihrem Eingangsbereich sehen und berühren. - **Das Dashboard:** hier richtet Ihr Personal Stationen ein, nimmt Besucheranrufe entgegen und überprüft die Aktivität. Beide sind **Web-Apps**, die in einem Browser laufen, sodass keine Software installiert werden muss: Die Station läuft unter station.virtualfrontdesk.com und das Dashboard unter app.virtualfrontdesk.com (oder unter der Adresse Ihrer Region). Um Anrufe unterwegs anzunehmen, kann das Personal auch die Apps für iPhone, iPad und Android verwenden. ## **Wichtige Begriffe** ### **Was ist eine Organisation?** Eine Organisation ist das Konto Ihres Unternehmens in Virtual Front Desk. Sie enthält alles: Ihre Standorte, Stationen, Benutzer, Gruppen, Inhalte und Ihren Verlauf. Ein Benutzer kann mehreren Organisationen angehören, zum Beispiel ein Immobilienverwalter, der mehrere Gebäude betreut, oder ein Unternehmen, das getrennte Marken führt, und zwischen ihnen wechseln. Weitere Informationen finden Sie unter [Organisationen, Inhaber, Administratoren und reguläre Benutzer](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/inhaber-administratoren-und-regulaere-benutzer). ### **Was ist ein Standort?** Ein Standort ist ein Gebäude oder Gelände, an dem Sie Stationen haben, etwa Ihre Hauptniederlassung oder eine Klinik. Standorte halten Ihre Stationen geordnet, und ihre Adresse hilft dem KI-Agenten, Besuchern den Weg zu beschreiben. ### **Was ist eine Station?** Eine Station ist der Bildschirm, den Besucher in Ihrem Eingangsbereich verwenden: ein iPad, ein Android-Tablet, ein Windows-Computer mit Touchscreen oder ein Neat Frame, auf dem der Willkommensbildschirm von Virtual Front Desk läuft. Jede Station gehört zu einem Standort und hat eigene Schaltflächen, ein eigenes Aussehen und eigene Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter [Stationen erstellen](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/zuerst-lesen-stationen-erstellen). ### **Was ist eine Schaltfläche?** Schaltflächen sind das, worauf Besucher an der Station tippen. Eine Schaltfläche kann eine Person oder eine Gruppe anrufen, ein Anmeldeformular öffnen, ein Dokument, einen QR-Code oder eine Website anzeigen oder eine Telefonnummer anrufen. Schaltflächen können einem Zeitplan folgen, sodass sie nur dann erscheinen, wenn sie gebraucht werden, etwa während der Geschäftszeiten. ### **Was ist ein Benutzer?** Ein Benutzer ist eine Person in Ihrer Organisation mit einem Virtual Front Desk Konto, etwa eine Empfangskraft, eine Büroleitung oder ein Mitarbeiter, der Besucher empfängt. Benutzer nehmen Anrufe entgegen und verwalten je nach Rolle das Konto. Benutzer können per E-Mail eingeladen oder aus Microsoft Entra ID (Azure AD) importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter [Benutzer](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/benutzer). ### **Was sind Rollen?** Jeder Benutzer hat eine Rolle, die festlegt, was er tun kann: - **Inhaber** (Owner): der Kontoinhaber mit voller Kontrolle, einschließlich Abrechnung und Übertragung der Inhaberschaft. - **Administrator** (Administrator): verwaltet alles, einschließlich Abrechnung, außer der Übertragung der Inhaberschaft. - **Manager** (Manager): verwaltet Stationen, Benutzer und Einstellungen, ohne Zugriff auf die Abrechnung. - **Benutzer** (User): nimmt Anrufe entgegen, sieht den Verlauf ein und verwaltet die eigenen Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter [Organisationen, Inhaber, Administratoren und reguläre Benutzer](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/inhaber-administratoren-und-regulaere-benutzer). ### **Was ist eine Gruppe?** Eine Gruppe besteht aus Benutzern, die Anrufe gemeinsam entgegennehmen, etwa „Empfang“ oder „Versand“. Wenn ein Besucher eine Gruppe anruft, kann es bei allen gleichzeitig oder nacheinander bei einer Person nach der anderen klingeln und an eine Telefonnummer weitergeleitet werden, wenn niemand antwortet. Gruppen stellen sicher, dass ein Besucher immer jemanden erreicht. Weitere Informationen finden Sie unter [Gruppen und Anrufwarteschlange](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/gruppen-und-anrufwarteschlange). ### **Was ist die Inhaltsbibliothek?** In der **Inhaltsbibliothek** (Content library) bewahren Sie auf, was Ihre Stationen anzeigen und verwenden: PDFs, QR-Codes, Websites und Online-Formulare für Besucher sowie die Kontextdateien, mit denen der KI-Agent Ihre Organisation kennenlernt. Weitere Informationen finden Sie unter [Dokumente, PDFs, QR-Codes und iFrames](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/dokumente-pdfs-qr-codes-iframes). ### **Was ist der Verlauf?** Der **Verlauf** (History) ist die Aufzeichnung von allem, was an Ihren Stationen geschieht: Videoanrufe, Besucheranmeldungen, Voranmeldungen, Zahlungen und Gespräche mit dem KI-Agenten, mit allen erfassten Dokumenten, Fotos und Unterschriften. Die Einträge werden 12 Monate lang aufbewahrt. Weitere Informationen finden Sie unter [Verlauf](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/verlauf-anrufprotokolle-anmeldeprotokolle-voranmeldungsprotokolle-und-transaktionsprotokolle). ## **Besucher bedienen** ### **Wo kann das Personal Besucher bedienen?** Überall: im Dashboard auf einem Computer, in den Apps für iPhone, iPad und Android oder direkt in Microsoft Teams. Das Personal wird in der verwendeten App über Anrufe benachrichtigt und kann außerdem Benachrichtigungen per SMS, E-Mail, Slack oder WhatsApp erhalten. Anrufe können auch an eine Telefonnummer weitergeleitet werden. ### **Was ist der Unterschied zwischen der Annahme in der Virtual Front Desk App und in Microsoft Teams?** - **Virtual Front Desk App (Dashboard und mobile Apps):** für alle Benutzer verfügbar und der einzige Ort mit allen Werkzeugen für Live-Anrufe, etwa Ausweiserfassung, Dokumentenscan, Dokumente zum Unterschreiben, Drucken und Zahlungen. - **Microsoft Teams:** Anrufe klingeln in der Teams-App, die Ihr Personal bereits verwendet, ohne Anmeldung bei Virtual Front Desk, und können an eine Teams-Anrufwarteschlange oder automatische Telefonzentrale gehen. Teams-Anrufe sind Video- und Audioanrufe mit Live-Untertiteln, ohne die Anrufwerkzeuge von Virtual Front Desk. Teams-Benutzer benötigen eine Microsoft Teams Phone Lizenz. Viele Organisationen nutzen beides: das Empfangspersonal in der Virtual Front Desk App und andere Mitarbeiter in Microsoft Teams. Weitere Informationen finden Sie unter [Ms Teams Integration](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/ms-teams-integration-videoanrufe-anrufwarteschlange-vermittlung). ### **Was kann das Personal während eines Live-Anrufs tun?** Alles, was eine Empfangskraft am Schalter tut: den Besucher sehen und mit ihm sprechen, seinen Ausweis erfassen, mit dem Telefon des Besuchers gescannte Dokumente empfangen, ein Dokument zum Unterschreiben senden, drucken, den Bildschirm teilen, einen QR-Code anzeigen, eine Nachricht senden, den Anruf halten, zwischen Anrufen wechseln und Kartenzahlungen annehmen. Live-Untertitel übersetzen, was der Besucher sagt. Weitere Informationen finden Sie unter [Funktionen im Live-Anruf](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/funktionen-im-live-anruf). ## **Besucher** ### **Was ist die Besucheranmeldung?** Die Besucheranmeldung ersetzt das Gästebuch aus Papier. Besucher füllen an der Station ein Formular mit den von Ihnen gewählten Angaben aus und können Dokumente unterschreiben, ein Foto aufnehmen und einen Besucherausweis drucken. Beim Gehen melden sie sich ab, sodass Sie immer wissen, wer sich im Gebäude befindet. Weitere Informationen finden Sie unter [Besucheranmeldung, Abmeldung und Express-Anmeldung per QR-Code](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/besucheranmeldung-abmeldung-express-anmeldung-qr-code). ### **Was ist die Voranmeldung?** Mit der Voranmeldung können erwartete Besucher das Anmeldeformular vor ihrer Ankunft ausfüllen. Sie erhalten einen QR-Code und melden sich in Sekunden an der Station an. Einladungen können über das Dashboard oder aus Ihrem Outlook-Kalender gesendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter [Outlook-Kalender-Add-in für die Voranmeldung](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/outlook-kalender-add-in-voranmeldung-express-qr-code). ### **Was ist der KI-Agent?** Der KI-Agent ist eine virtuelle Empfangskraft, die an der Station mit Besuchern spricht. Er begrüßt sie per Sprache, wenn sie an die Station treten, beantwortet ihre Fragen zu Ihrer Organisation, führt sie durch die Anmeldung und ruft bei Bedarf die richtige Person an. Weitere Informationen finden Sie unter [KI-Agent einrichten](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/ki-agent-einrichten). ### **Können Besucher die Station in ihrer eigenen Sprache verwenden?** Ja. Besucher wählen ihre Sprache an der Station, und der Bildschirm wird sofort per KI übersetzt. Weitere Informationen finden Sie unter [Übersetzer](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/uebersetzer). ## **Und mehr** ### **Was kann Virtual Front Desk noch?** - **Live-Überwachung:** die Kamera einer Station ansehen, um Ihren Eingangsbereich zu überprüfen (Enterprise-Tarif). - **Druck von Besucherausweisen und Dokumenten:** Besucherausweise und Dokumente vor Ort drucken (Enterprise-Tarif). - **Zahlungen:** Kartenzahlungen an der Station mit einem Stripe Terminal Kartenleser annehmen (Enterprise-Tarif). - **Stundenzettel:** das Personal stempelt sich für seine Schichten ein und aus. - **Branding:** Ihr Logo, Hintergrundbilder oder -videos und individuelle Schaltflächen auf jeder Station. Weitere Informationen finden Sie unter [Überwachung oder Live-Streaming Ihrer Stationen](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/ueberwachung-oder-live-streaming-ihrer-stationen), [Drucker, Besucherausweise und Dokumente drucken](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/drucker-besucherausweise-und-dokumente-drucken), [Zahlungen mit Stripe Terminal](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/zahlungen-stripe-terminal-kartenleser-pos-kassensystem), [Einstempeln, Ausstempeln, Stundenzettel](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/einstempeln-ausstempeln-stundenzettel) und [Anpassung](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/anpassung-logo-hintergrundbilder-und-videos). ### **Was tun, wenn etwas nicht funktioniert?** Die meisten häufigen Probleme, etwa eine Station, die als offline angezeigt wird, oder eine Kamera, die nicht funktioniert, werden in [Fehlerbehebung, Firewall und Berechtigungen](https://help.virtualfrontdesk.com/de/article/fehlerbehebung-firewall-berechtigungen) behandelt. Sie können unseren Kundensupport auch über den Live-Chat erreichen, verfügbar montags bis freitags von 7 bis 19 Uhr Eastern Time (New York).